تسوية نهاية اليوم

تشرح هذه الصفحة للكاشير (أو المدير) خطوات إغلاق نهاية اليوم. للاطلاع على مرجع شاشة التقارير — الفلاتر والأعمدة ومحتوى لوحة الملخص — راجع التقارير.

ميزة احترافية

تتطلب شاشة التقارير WCPOS Pro. بدون النسخة الاحترافية، يجب إجراء تسوية نهاية اليوم من WP Admin ← WooCommerce ← التحليلات.

عدّ النقد يدويًا

لا يحتوي WCPOS على ميزة مدمجة لرصيد الافتتاح أو "فتح الدرج / إغلاق الدرج" — لا توجد جلسة وردية لتسجيل الدخول/الخروج، ولا عدّ للدرج داخل التطبيق، ولا حساب آلي للفروقات. تُظهر شاشة التقارير ما يُفترض أن يكون الدرج قد حصّله؛ يقوم الكاشير بعدّ الدرج والمقارنة يدويًا. تصف هذه الصفحة الإجراء المتبع لذلك.

قبل أول عملية إغلاق

حدّد مرة واحدة، ثم التزم بذلك عبر جميع الورديات:

• مبلغ الرصيد الافتتاحي. يبدأ صندوق البيع النموذجي يومه بمبلغ 100–200 دولار من الفئات الصغيرة لتوفير الباقي. اختر مبلغًا ثابتًا والتزم به — فهذا يُبسّط عملية المطابقة اليومية.
• مكان تسجيل الرصيد الافتتاحي. لا يتتبّع WCPOS هذا المبلغ؛ ستحتاج إلى ملاحظة لاصقة أو ورقة حافظة أو جدول بيانات يبقى بجانب الصندوق. أيًا كانت الطريقة المختارة، يجب أن يكون الرصيد الافتتاحي وإجمالي الدرج المتوقع مسجّلين في نفس السجل حتى تكون المطابقة قابلة للتدقيق لاحقًا.
• من يقوم بالعدّ ومن يوقّع. أفضل الممارسات أن يتولّى شخصان المهمة (يعدّ أمين الصندوق، ويتحقق المدير). في المتاجر ذات الموظف الواحد، يقوم أمين الصندوق بالمهمتين معًا — دوّن ذلك كسياسة معتمدة.

فتح الصندوق

في بداية الوردية:

1. أخرج الرصيد الافتتاحي من الخزنة وضعه في الدرج.
2. سجّل مبلغ الرصيد الافتتاحي ووقت الفتح في ورقة المطابقة.
3. سجّل الدخول إلى WCPOS في المتجر الصحيح (للمواقع متعددة المتاجر) — راجع إعداد المتاجر المتعددة إن لم تكن متأكدًا من المتجر المناسب.

هذا كل شيء. يقوم WCPOS الآن بتسجيل مبيعات الوردية مقترنة بحساب المستخدم والمتجر المحدد.

أثناء الوردية

بعض الأمور التي يجب مراعاتها لتسهيل عملية الإغلاق:

• استخدم القسائم أو خصومات البنود بشكل متّسق. كلاهما يصلح للتعديلات الفورية — تظهر القسائم كخصم مُتتبَّع في التقارير، بينما لا تظهر تغييرات أسعار البنود. راجع الخصومات للاطلاع على المفاضلة بينهما.
• علّق الطلبات بدلاً من التخلي عنها. يظهر الطلب بحالة "POS - Open" (المحفوظ عبر الحفظ إلى الخادم) بوضوح في الطلبات والتقارير؛ أما سلة المشتريات المهجورة فلا تترك أي أثر. يمكنك استئناف الطلبات المعلّقة لاحقاً عند عودة العميل.
• اسحب النقد الزائد أثناء الوردية إذا امتلأ الدرج. سجّل كل عملية سحب بالمبلغ والوقت حتى تتطابق الحسابات عند الإغلاق. لا يسجّل WCPOS عمليات السحب؛ بل تُدوَّن في ورقة التسوية الخاصة بك.

إجراء الإغلاق

1

إيقاف قبول المبيعات

أغلق الباب الأمامي (أو أوقف قائمة الانتظار) حتى لا ترد أي معاملات جديدة أثناء العدّ. إذا وصل عميل أثناء الإغلاق، أكمل العدّ والتقرير قبل تسجيل أي عملية بيع — فإضافة مبيعات بعد فترة التقرير يُخلّ بالإجماليات.

2

عدّ محتويات الدرج

خذ الدرج إلى المكتب الخلفي أو إلى طاولة هادئة وعُدّ كل فئة نقدية. دوّن الإجمالي — هذا هو النقد المعدود.

إذا أجريت أي عمليات سحب نقدي أو دفعت نقداً أثناء الوردية (مرتجعات، مدفوعات موردين من الصندوق)، جهّز تلك المبالغ أيضاً.

3

فتح شاشة التقارير

في POS، انتقل إلى التقارير. اضبط المرشحات بحيث يغطي التقرير ورديتك بالضبط:

• نطاق التاريخ: اليوم (أو التاريخ المحدد إذا كنت تُجري التسوية في وقت لاحق)
• أمين الصندوق: المستخدم الخاص بك، إذا عمل عدة أمناء صندوق على نفس الصندوق وأردت عرض مبيعاتك فقط
• المتجر: يُضبط تلقائيًا على متجرك الحالي
• الحالة: اتركها على الإعداد الافتراضي (عادةً مكتمل + قيد المعالجة)

يتم تحديث لوحة ملخص المبيعات على اليمين عند تغيير عوامل التصفية. لاحظ رقم النقد ضمن طرق الدفع — هذا هو إجمالي المبيعات النقدية المتوقعة.

4

مطابقة النقد

قم بإجراء العملية الحسابية:

إجمالي الدرج المتوقع = الرصيد الافتتاحي + المبيعات النقدية − المبالغ النقدية المستردة − السحوبات/المدفوعات النقدية

قارن مع النقد المَعدود. يجب أن يتطابقا.

• تطابق تام: ممتاز — وقّع على الكشف وأرّخه، وأودع النقد، وبذلك تكون قد انتهيت من مطابقة النقد.
• عدم تطابق: راجع قسم معالجة الفروقات أدناه قبل التوقيع.

5

مطابقة البطاقات

تحقق الآن من مدفوعات البطاقات. لاحظ رقم البطاقة (وأي أرقام لبوابات الدفع المتكاملة — Stripe Terminal، SumUp، Vipps/MobilePay) من ملخص المبيعات.

على جهاز البطاقة، قم بتشغيل إجمالي الدفعة (تختلف القائمة الدقيقة حسب الجهاز — عادةً ضمن التقارير أو نهاية اليوم على الجهاز). قارن:

• إجمالي دفعة الجهاز مقابل إجمالي بطاقات WCPOS لنفس الفترة — يجب أن يتطابقا.
• إذا كنت تستخدم جهازًا يتطلب تسوية الدفعات يدويًا، قم بتسوية الدفعة الآن قبل المغادرة. تقوم بوابات الدفع المتكاملة مثل Stripe Terminal بالتسوية تلقائيًا. لإعداد Square عبر الدفع عبر الويب، راجع الدفع عبر الويب.

6

طباعة التقرير

في لوحة الملخص بشاشة التقارير، انقر على طباعة. يستخدم هذا عادةً توجيه الطباعة المُعدّ لديك (راجع توجيه الطباعة) لإرسال التقرير إلى طابعة إيصالات أو مستندات وإنتاج سجل ورقي.

يتضمن التقرير المطبوع معلومات المتجر، والفترة، والإجماليات حسب البند، وتفصيل طرق الدفع، و(إذا كانت لديك طلبات محددة في جدول الطلبات) تفاصيل كل طلب.

7

إيداع النقد وتسجيل الخروج

• أعد الرصيد الافتتاحي لليوم التالي إلى الدرج.
• يوضع باقي النقد في حقيبة الإيداع الآمن مع ورقة التسوية الموقّعة والتقرير المطبوع مُدبّسين معًا.
• قم بتحديث أي نظام خارجي تستخدمه (جدول بيانات، برنامج محاسبة).
• أغلق تطبيق WCPOS وأحكم الإغلاق.

التعامل مع الفروقات

إذا لم يتطابق النقد المَعدود مع المبلغ المتوقع، راجع الخطوات التالية بالترتيب قبل التوقيع:

1. أعد عدّ الدرج. الأخطاء واردة. أعد العدّ، خاصةً العملات المعدنية.
2. تحقق من المعاملات النقدية المفقودة. هل أجرى أحدهم عملية بيع على جهاز آخر أو علامة تبويب أخرى في المتصفح ولم تُسجَّل ضمن هذه الفترة؟ أعد التحقق من نطاق التاريخ وفلتر أمين الصندوق في التقرير.
3. تحقق من الطلبات المعلّقة/المفتوحة. قم بتصفية الطلبات حسب حالة POS - مفتوح — ستظهر هنا أي عملية بيع تم تسجيلها ولم تُدفع بعد. إما أن تُكملها الآن أو تتوقع وجود فرق.
4. المبالغ المستردة والمدفوعات. تأكد من تسجيل كل عملية استرداد نقدي وكل مدفوعات نقدية لليوم في الكشف، مع المبالغ.
5. القسائم والخصومات. تأكد من أن الإجماليات تراعي أي خصومات مُطبَّقة — يعرض سطر إجمالي الخصومات في التقرير خصومات القسائم المتتبَّعة؛ أما تعديلات أسعار البنود فتُخفّض صافي المبيعات مباشرةً (انظر الخصومات).
6. إعطاء باقٍ خاطئ. هذا هو المصدر الأكثر شيوعًا للفروقات. الفروقات الصغيرة (أقل من 5 دولارات) عادةً ما تكون هنا؛ أما الفروقات الكبيرة فتحتاج إلى تحقيق.

سجّل الفرق في الكشف سواء وجدت السبب أم لا. سلسلة من الفروقات الصغيرة الموثّقة أفضل من تباينات غير متتبَّعة.

سيناريوهات تعدد أمناء الصندوق أو تعدد المتاجر

عمل عدة أمناء صندوق على الصندوق نفسه اليوم

خياران:

• إغلاق واحد لكل أمين صندوق (الأكثر دقة): يقوم كل أمين صندوق بتصفية التقارير حسب مستخدمه الخاص قبل الإغلاق. يعدّ كلٌّ منهم ما حصّله ويُطابق حصته. يمكن تسليم الدرج فعليًا بين الورديات؛ وكل عملية تسليم تُعدّ إغلاقًا مصغّرًا.
• إغلاق واحد لليوم بأكمله: اترك فلتر أمين الصندوق على الكل وطابق الدرج مرة واحدة في نهاية اليوم. أسرع، لكن يصعب نسب الفروقات إلى شخص بعينه.

فلتر أمين الصندوق في شاشة التقارير هو نفس الفلتر الذي يُشغّل التفصيل — لا توجد لوحة منفصلة لكل أمين صندوق.

عمل أمين صندوق واحد في عدة متاجر اليوم

سجّل الخروج من متجر، ثم سجّل الدخول في المتجر الآخر؛ يتم تسجيل كل جلسة مقابل المتجر الصحيح عبر بيانات الطلب الوصفية _pos_store. عند الإغلاق، أجرِ تسوية واحدة لكل متجر عبر تبديل فلتر المتجر في شاشة التقارير.

إذا كنت تغلق الموقع بالكامل في نهاية اليوم، أجرِ أيضًا إغلاقًا شاملًا مع ضبط فلتر المتجر على الكل — وهذا مفيد للتحقق المتبادل من إغلاقات كل متجر.

لكل متجر شخص مختلف يتولّى الإغلاق

هذا هو النمط المعتاد. يقوم المسؤول عن إغلاق كل متجر بتسجيل الدخول في متجره، وتشغيل التقرير مع تصفيته حسب ذلك المتجر والنطاق الزمني لليوم، ثم يُسوّي الدرج النقدي في ذلك الموقع. يمكن لمالك الموقع مراجعتها جميعًا في صباح اليوم التالي من WP Admin → WooCommerce → التحليلات، والتي تجمع البيانات من جميع المتاجر.

تمت عملية بيع بعد أن بدأت الإغلاق

لا تُدرجه في هذا الإغلاق. إما:

• مدّد فترة التقرير للأمام لتشمله (وعدّل النقد المحسوب ليشمل عملية البيع الجديدة)، أو
• اتركه لتقرير الغد، وسجّل النقد من عملية البيع المتأخرة في ورقة افتتاح الغد كمبلغ مُرحَّل.

اختر سياسة والتزم بها — التبديل بين الأساليب يجعل مراجعة الدفاتر أصعب.

أفضل الممارسات

• أغلق كل يوم. تخطّي يوم يعني تتبّع الفروقات عبر يومَين، وهو أمر أصعب بكثير.
• اطبع التقرير واحفظه حتى في الأيام الهادئة — السجل الورقي هو ما يحميك عند التدقيق أو النزاع.
• لا تشارك حسابات المستخدمين. تخصيص مستخدم WordPress مستقل لكل أمين صندوق يعني أن فلتر أمين الصندوق يعمل فعلًا لإنشاء تقارير فردية.
• تحقّق أسبوعيًا بمقارنة تحليلات WooCommerce (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — نفس البيانات، بعرض مختلف. إذا تباينت الإجماليات، فعادةً يعني ذلك أن طلبًا معلّقًا اكتُمل متأخرًا أو أن استردادًا تمت معالجته من WP Admin بدلًا من نقطة البيع.
• حافظ على ثبات الرصيد الافتتاحي. تغيير الرصيد الافتتاحي باستمرار يزيد من احتمال الأخطاء الحسابية.

الوثائق ذات الصلة

• التقارير — مرجع الشاشة (الفلاتر، الأعمدة، لوحة الملخص)
• الطلبات — البحث عن الطلبات، المبالغ المستردة، الطلبات المعلّقة
• الخصومات — كيف تؤثر الخصومات والقسائم على إجماليات التقرير
• المبالغ المستردة — إصدار المبالغ المستردة أثناء الوردية
• إعداد المتاجر المتعددة — التسوية لكل متجر