تسوية نهاية اليوم

تشرح هذه الصفحة لأمين الصندوق (أو المدير) خطوات إغلاق نهاية اليوم. للاطلاع على مرجع شاشة التقارير — الفلاتر والأعمدة ومحتوى لوحة الملخص — راجع التقارير.

ميزة Pro

تتطلب شاشة التقارير WCPOS Pro. بدون Pro، يجب إجراء تسوية نهاية اليوم من WP Admin → WooCommerce → التحليلات.

عدّ النقد اليدوي

لا يتضمن WCPOS ميزة مدمجة للرصيد الافتتاحي أو "فتح الصندوق / إغلاق الصندوق" — لا توجد جلسة وردية لتسجيل الدخول/الخروج، ولا عدّ للدرج داخل التطبيق، ولا حساب آلي للفروقات. تُظهر شاشة التقارير ما يُفترض أن يكون الصندوق قد حصّله؛ ويقوم أمين الصندوق بعدّ الدرج والمقارنة يدويًا. تصف هذه الصفحة الإجراء المتّبع لذلك.

Coming soon

من المخطط إضافة إدخال الرصيد النقدي الافتتاحي وبدء/إنهاء الوردية رسميًا — حيث سيتم تسجيل الرصيد الافتتاحي داخل التطبيق وربط كل عملية بيع بوردية للحصول على إجماليات دقيقة لنهاية اليوم. Follow it on the roadmap →

قبل أول إغلاق

حدّد مرة واحدة، ثم التزم بذلك عبر جميع الورديات:

• مبلغ الرصيد الافتتاحي. يبدأ صندوق البيع النموذجي يومه بمبلغ 100–200 دولار من الفئات الصغيرة لتوفير الباقي. اختر مبلغًا والتزم به — فذلك يجعل حسابات المطابقة اليومية بسيطة.
• مكان تسجيل الرصيد الافتتاحي. لا يتتبّع WCPOS هذا المبلغ؛ ستحتاج إلى ملاحظة لاصقة، أو ورقة على لوح كتابة، أو جدول بيانات يبقى بجوار الصندوق. أيًا كان ما تختاره، يجب أن يكون الرصيد الافتتاحي وإجمالي الدرج المتوقع مسجّلَين في نفس السجل حتى تكون المطابقة قابلة للتدقيق لاحقًا.
• من يقوم بالعدّ ومن يوقّع. أفضل ممارسة هي وجود شخصين (أمين الصندوق يعدّ، والمدير يتحقق). في المتاجر ذات الموظف الواحد يُستغنى عن ذلك ويقوم أمين الصندوق بالمهمتين — دوِّن ذلك كسياسة معتمدة لديك.

فتح الصندوق

في بداية الوردية:

1. أخرج الرصيد الافتتاحي من الخزنة وضعه في الدرج.
2. اكتب مبلغ الرصيد الافتتاحي ووقت الافتتاح في ورقة المطابقة.
3. سجّل الدخول إلى WCPOS في المتجر المناسب (للمواقع متعددة المتاجر) — راجع إعداد المتاجر المتعددة إذا لم تكن متأكدًا أيها تختار.

هذا كل شيء. سيقوم WCPOS الآن بتسجيل مبيعات الوردية مقابل حساب المستخدم الخاص بك والمتجر المحدد.

أثناء الوردية

بعض الأمور التي يجب مراعاتها لتسهيل عملية الإغلاق:

• استخدم القسائم أو خصومات البنود بشكل متّسق. كلاهما يصلح للتعديلات الفورية — تظهر القسائم كخصم مُتتبَّع في التقارير، بينما لا تظهر تغييرات أسعار البنود. راجع الخصومات للاطلاع على المفاضلة.
• قم بتعليق الطلبات بدلاً من التخلي عنها. يظهر الطلب بحالة "POS - Open" (المحفوظ عبر حفظ إلى الخادم) بوضوح في الطلبات والتقارير؛ أما سلة التسوق المهجورة فلا تترك أي أثر. يمكنك استئناف الطلبات المعلّقة لاحقاً عند عودة العميل.
• أفرغ النقد الزائد أثناء الوردية إذا امتلأ الدرج. سجّل كل عملية إفراغ بالمبلغ والوقت حتى تتطابق الحسابات عند الإغلاق. لا يسجّل WCPOS عمليات الإفراغ؛ بل تُدوَّن في ورقة التسوية الخاصة بك.

إجراء الإغلاق

1

أوقف استقبال المبيعات

أغلق الباب الأمامي (أو أوقف قائمة الانتظار مؤقتاً) حتى لا تُسجَّل معاملات جديدة أثناء العدّ. إذا وصل عميل أثناء الإغلاق، أنهِ العدّ والتقرير قبل تسجيل أي عملية بيع جديدة — فإضافة مبيعات بعد فترة التقرير يُخلّ بالإجماليات.

2

عدّ محتويات الدرج

خذ الدرج إلى المكتب الخلفي أو إلى طاولة هادئة وعُدّ كل فئة نقدية. دوّن الإجمالي — هذا هو النقد المَعدود.

إذا أجريت أي عمليات إفراغ نقدي أو دفعات نقدية خلال الوردية (مرتجعات، مدفوعات لموردين من صندوق النقد)، جهّز تلك المبالغ أيضاً.

3

افتح شاشة التقارير

في نقطة البيع، انتقل إلى التقارير. اضبط عوامل التصفية بحيث يغطي التقرير ورديتك بالضبط:

• النطاق الزمني: اليوم (أو التاريخ المحدد إذا كنت تجري التسوية لاحقاً)
• أمين الصندوق: المستخدم الخاص بك، إذا عمل عدة أمناء صندوق على الصندوق وتريد عرض مبيعاتك فقط
• المتجر: يُضبط تلقائيًا على متجرك الحالي
• الحالة: اتركها على الإعداد الافتراضي (عادةً مكتمل + قيد المعالجة)

تُحدَّث لوحة ملخص المبيعات على اليمين عند تغيير عوامل التصفية. لاحظ رقم النقد تحت طرق الدفع — هذا هو إجمالي المبيعات النقدية المتوقعة.

4

مطابقة النقد

أجرِ العملية الحسابية:

إجمالي الدرج المتوقع = الرصيد الافتتاحي + المبيعات النقدية − المرتجعات النقدية − السحوبات/المصروفات النقدية

قارن مع النقد المحسوب. يجب أن يتطابقا.

• تطابق تام: ممتاز — وقّع وأرّخ الكشف، أودع النقد، وانتهيت من قسم النقد.
• عدم تطابق: راجع معالجة الفروقات أدناه قبل التوقيع.

5

مطابقة البطاقات

تحقق الآن من مدفوعات البطاقات. لاحظ رقم البطاقة (وأي أرقام بوابات الدفع المتكاملة — Stripe Terminal، SumUp، Vipps/MobilePay) من ملخص المبيعات.

على جهاز الدفع بالبطاقة، قم بتشغيل إجمالي الدفعة (تختلف القائمة الدقيقة حسب الجهاز — عادةً تحت التقارير أو نهاية اليوم على الجهاز). قارن:

• إجمالي دفعة الجهاز مقابل إجمالي البطاقات في WCPOS لنفس الفترة — يجب أن يتطابقا.
• إذا كنت تستخدم جهازًا يتطلب تسوية يدوية للدفعات، قم بتسوية الدفعة الآن، قبل المغادرة. بوابات الدفع المتكاملة مثل Stripe Terminal تُسوّي تلقائيًا. لإعداد Square عبر الدفع عبر الويب، راجع الدفع عبر الويب.

6

طباعة التقرير

في لوحة الملخص بشاشة التقارير، انقر على طباعة. يستخدم هذا عادةً توجيه الطباعة المُعدّ لديك (راجع توجيه الطباعة) لإرسال التقرير إلى طابعة إيصالات أو مستندات وينتج سجلًا ورقيًا.

يتضمن التقرير المطبوع معلومات المتجر، والفترة، والإجماليات حسب البند، وتفصيل طرق الدفع، و(إذا كانت لديك طلبات محددة في جدول الطلبات) تفاصيل كل طلب.

7

إيداع النقد وتسجيل الخروج

• أعد الرصيد الافتتاحي لليوم التالي إلى الدرج.
• يوضع باقي النقد في حقيبة الإيداع الآمن مع ورقة المطابقة الموقّعة والتقرير المطبوع مُدبّسين معًا.
• حدّث أي نظام خارجي تستخدمه (جدول بيانات، برنامج محاسبة).
• أغلق تطبيق WCPOS وأقفل المكان.

معالجة الفروقات

إذا لم يتطابق النقد المَعدود مع المتوقع، راجع هذه الخطوات بالترتيب قبل التوقيع على الإغلاق:

1. أعد عدّ الدرج. الأخطاء واردة. أعد العدّ، خاصةً العملات المعدنية.
2. تحقق من معاملات نقدية فائتة. هل أجرى أحدهم عملية بيع على جهاز آخر / علامة تبويب أخرى في المتصفح ولم تُسجَّل في هذه الفترة؟ أعد التحقق من نطاق التاريخ وفلتر أمين الصندوق في التقرير.
3. تحقق من الطلبات المعلّقة/المفتوحة. قم بتصفية الطلبات حسب حالة POS - Open — ستظهر هنا أي عملية بيع تم إدخالها ولم تُدفع بعد. إما أن تُكملها الآن أو تتوقع الفرق.
4. المبالغ المستردة والمدفوعات. تأكد من تسجيل كل استرداد نقدي ودفعة نقدية لليوم في الورقة، مع المبالغ.
5. القسائم والخصومات. تأكد من أن الإجماليات تشمل أي خصومات مُطبَّقة — يعرض سطر إجمالي الخصومات في التقرير خصومات القسائم المتتبَّعة؛ أما تعديلات أسعار البنود فتُخفّض صافي المبيعات مباشرةً (انظر الخصومات).
6. إعطاء باقٍ خاطئ. هذا هو المصدر الأكثر شيوعًا للفروقات. الفروقات الصغيرة (أقل من 5 دولارات) عادةً ما تكون بسبب ذلك؛ أما الفروقات الكبيرة فتحتاج إلى تحقيق.

سجّل الفرق في الورقة سواء وجدت السبب أم لا. سلسلة من الفروقات الصغيرة الموثّقة أفضل من تباينات غير متتبَّعة.

سيناريوهات تعدد أمناء الصندوق أو تعدد المتاجر

عمل عدة أمناء صندوق على نفس الدرج اليوم

خياران:

• إغلاق واحد لكل أمين صندوق (الأكثر دقة): يقوم كل أمين صندوق بتصفية التقارير حسب المستخدم الخاص به قبل الإغلاق. يعدّ كل منهم ما حصّله ويُجري التسوية على حصته. يمكن تسليم الدرج فعليًا بين الورديات؛ وكل تسليم يُعدّ إغلاقًا مصغّرًا.
• إغلاق واحد لليوم بأكمله: اترك فلتر أمين الصندوق على الكل وقم بتسوية الدرج مرة واحدة في نهاية اليوم. أسرع، لكن يصعب تحديد مصدر الفروقات.

فلتر أمين الصندوق في شاشة التقارير هو نفس الفلتر الذي يُشغّل التفصيل — لا توجد لوحة منفصلة لكل أمين صندوق.

أمين صندوق واحد عمل في عدة متاجر اليوم

سجّل الخروج من متجر، ثم سجّل الدخول في المتجر الآخر؛ كل جلسة تُسجَّل على المتجر الصحيح عبر البيانات الوصفية _pos_store للطلب. عند الإغلاق، قم بتسوية واحدة لكل متجر عن طريق تبديل فلتر المتجر في شاشة التقارير.

إذا كنت تُغلق الموقع بالكامل في نهاية اليوم، قم أيضًا بإغلاق شامل مع ضبط فلتر المتجر على الكل — مفيد للتحقق المتبادل من إغلاقات كل متجر.

كل متجر لديه شخص مختلف يقوم بالإغلاق

هذا هو النمط المعتاد. يقوم المسؤول عن إغلاق كل متجر بتسجيل الدخول في متجره، ثم يُشغّل التقرير مع الفلترة حسب ذلك المتجر + النطاق الزمني لليوم، ويُسوّي الدرج في ذلك الموقع. يمكن لمالك الموقع مراجعتها جميعًا في صباح اليوم التالي من لوحة تحكم ووردبريس → WooCommerce → التحليلات، التي تجمع البيانات عبر جميع المتاجر.

تمت عملية بيع بعد أن بدأت الإغلاق

لا تُدرجها في هذا الإغلاق. إما:

• مدّد فترة التقرير لتشملها (وعدّل النقد المحسوب ليشمل عملية البيع الجديدة)، أو
• اتركها لتقرير الغد، وسجّل النقد من عملية البيع المتأخرة في ورقة افتتاح الغد كمبلغ مُرحَّل.

اختر سياسة والتزم بها — التبديل بين الأساليب يجعل مراجعة الحسابات أصعب.

أفضل الممارسات

• أغلق الصندوق يوميًا. تخطّي يوم واحد يعني تتبّع الفروقات عبر يومين، وهو أمر أصعب بكثير.
• اطبع التقرير واحفظه حتى في الأيام الهادئة — السجل الورقي هو ما يحميك عند التدقيق أو النزاعات.
• لا تشارك حسابات المستخدمين. تخصيص حساب WordPress مستقل لكل أمين صندوق يعني أن فلتر أمين الصندوق يعمل فعليًا في التقارير الفردية.
• قارن أسبوعيًا مع تحليلات WooCommerce (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — نفس البيانات بعرض مختلف. إذا تباينت الإجماليات فعادةً يعني ذلك أن طلبًا معلّقًا اكتمل متأخرًا أو أن استردادًا تمت معالجته من لوحة تحكم WP Admin بدلاً من نقطة البيع.
• حافظ على ثبات الرصيد الافتتاحي. تغيير الرصيد الافتتاحي باستمرار يزيد من احتمالية الأخطاء الحسابية.

وثائق ذات صلة

• التقارير — مرجع الشاشة (الفلاتر، الأعمدة، لوحة الملخص)
• الطلبات — البحث عن الطلبات، الاستردادات، الطلبات المعلّقة
• الخصومات — كيف تؤثر الخصومات والقسائم على إجماليات التقرير
• الاستردادات — إصدار الاستردادات أثناء الوردية
• إعداد المتاجر المتعددة — التسوية لكل متجر