Rapprochement de fin de journée

Cette page guide le caissier (ou le responsable) à travers la clôture de fin de journée. Pour la référence de l'écran Rapports — filtres, colonnes, contenu du panneau de synthèse — consultez Rapports.

Fonctionnalité Pro

L'écran Rapports nécessite WCPOS Pro. Sans la version Pro, le rapprochement de fin de journée doit être effectué depuis WP Admin → WooCommerce → Analytique.

Comptage manuel des espèces

WCPOS ne dispose pas d'une fonctionnalité intégrée de fond de caisse ou d'« ouverture / fermeture de caisse » — il n'y a pas de session de travail pour pointer les entrées/sorties, pas de comptage du tiroir-caisse dans l'application, et pas de calcul automatique des écarts. L'écran Rapports indique ce que la caisse devrait avoir encaissé ; le caissier compte le tiroir-caisse et compare manuellement. Cette page décrit la procédure à suivre.

Coming soon

La saisie du fond de caisse et le démarrage/arrêt formel des sessions de travail sont prévus — ils permettront d'enregistrer le fond de caisse dans l'application et d'associer chaque vente à une session pour des totaux de fin de journée précis. Follow it on the roadmap →

Avant votre première clôture

Décidez une fois, puis appliquez les mêmes règles à chaque service :

• Montant du fond de caisse. Une caisse de commerce de détail démarre généralement la journée avec 100 à 200 $ en petites coupures pour rendre la monnaie. Choisissez un montant et gardez-le constant — cela simplifie le calcul de la réconciliation quotidienne.
• Où enregistrer le fond de caisse. WCPOS ne suit pas cette information ; il vous faudra un post-it, une fiche sur un presse-papiers ou un tableur placé à côté de la caisse. Quel que soit le support choisi, le fond de caisse et le total attendu du tiroir-caisse doivent figurer sur le même document pour que la réconciliation soit vérifiable par la suite.
• Qui compte et qui valide. La bonne pratique est de procéder à deux (le caissier compte, le responsable vérifie). Les boutiques avec un seul employé s'en passent et le caissier assure les deux rôles — notez-le dans votre politique interne.

Ouverture de la caisse

Au début du service :

1. Sortez le fond de caisse du coffre-fort et placez-le dans le tiroir-caisse.
2. Inscrivez le montant du fond de caisse et l'heure d'ouverture sur votre fiche de réconciliation.
3. Connectez-vous à WCPOS sur la bonne boutique (sites multi-boutiques) — consultez Configuration multi-boutiques si vous ne savez pas laquelle choisir.

C'est tout. WCPOS enregistre désormais les ventes du service sur votre compte utilisateur et la boutique sélectionnée.

Pendant le service

Quelques points à surveiller pour faciliter la clôture :

• Utilisez les coupons ou les remises par ligne de manière cohérente. Les deux conviennent pour des ajustements ponctuels — les coupons apparaissent comme une remise suivie dans les rapports, les modifications de prix par ligne non. Consultez Remises pour les compromis.
• Mettez les commandes en attente plutôt que de les abandonner. Une commande « POS - Open » (enregistrée avec Sauvegarder sur le serveur) apparaît clairement dans les Commandes et les Rapports ; un panier abandonné ne laisse aucune trace. Reprenez les commandes en attente plus tard lorsque le client revient.
• Retirez l'excédent d'espèces en cours de service si le tiroir-caisse est trop plein. Notez chaque retrait avec le montant et l'heure pour que le calcul soit correct à la clôture. WCPOS n'enregistre pas les retraits ; ils figurent sur votre feuille de rapprochement.

La procédure de clôture

1

Arrêter les ventes

Verrouillez la porte d'entrée (ou suspendez la file d'attente) pour qu'aucune nouvelle transaction n'arrive en plein comptage. Si un client se présente pendant la clôture, terminez le comptage et le rapport avant de l'encaisser — ajouter des ventes après la période du rapport fausse les totaux.

2

Compter le tiroir-caisse

Emportez le tiroir-caisse dans un bureau ou à un comptoir au calme et comptez chaque coupure. Notez le total — il s'agit de vos espèces comptées.

Si vous avez effectué des retraits d'espèces ou des décaissements pendant le service (remboursements, paiements fournisseurs depuis la caisse), ayez ces montants à portée de main.

3

Ouvrir l'écran des Rapports

Dans le PDV, accédez à Rapports. Définissez les filtres pour que le rapport couvre exactement votre service :

• Plage de dates : Aujourd'hui (ou la date précise si vous effectuez le rapprochement après coup)
• Caissier : votre propre utilisateur, si plusieurs caissiers ont travaillé à la caisse et que vous ne souhaitez voir que vos propres ventes
• Boutique : définie automatiquement sur votre boutique actuelle
• Statut : laisser sur la valeur par défaut (généralement Terminée + En cours)

Le panneau Résumé des ventes à droite se met à jour lorsque vous modifiez les filtres. Notez le montant Espèces sous Moyens de paiement — il s'agit de vos ventes en espèces attendues.

4

Rapprochement des espèces

Effectuez le calcul :

Total attendu du tiroir-caisse = Fond de caisse d'ouverture + Ventes en espèces − Remboursements en espèces − Retraits/sorties de caisse

Comparez avec les espèces comptées. Les montants doivent correspondre.

• Correspondance exacte : parfait — signez et datez la feuille, déposez les espèces, le rapprochement des espèces est terminé.
• Écart constaté : consultez la section Gestion des écarts ci-dessous avant de signer.

5

Rapprochement des paiements par carte

Vérifiez maintenant les paiements par carte. Notez le montant Carte (ainsi que les montants des passerelles intégrées — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) dans le Résumé des ventes.

Sur votre terminal de paiement, lancez un total de lot (le menu exact varie selon le terminal — généralement sous Rapports ou Fin de journée sur l'appareil). Comparez :

• Total du lot terminal vs Total carte WCPOS pour la même période — ils doivent correspondre.
• Si vous utilisez un terminal à règlement manuel des lots, réglez le lot maintenant, avant de partir. Les passerelles intégrées comme Stripe Terminal règlent automatiquement. Pour la configuration de Square via le paiement en ligne, consultez Paiement en ligne.

6

Imprimer le rapport

Dans le panneau Résumé de l'écran Rapports, cliquez sur Imprimer. Cette action utilise généralement votre routage d'impression configuré (voir Routage d'impression) pour envoyer le rapport vers une imprimante de reçus ou de documents et produit un enregistrement papier.

Le rapport imprimé comprend les informations de la boutique, la période, les totaux par ligne, la ventilation par moyen de paiement et (si vous avez des commandes sélectionnées dans le tableau des commandes) le détail par commande.

7

Déposer les espèces et clôturer

• Remettez le fond de caisse pour le lendemain dans le tiroir-caisse.
• Le reste des espèces va dans le sac de dépôt au coffre avec la feuille de rapprochement signée et le rapport imprimé agrafés ensemble.
• Mettez à jour tout système externe que vous utilisez (tableur, logiciel de comptabilité).
• Fermez l'application WCPOS et verrouillez les locaux.

Gestion des écarts

Si le montant en espèces compté ne correspond pas au montant attendu, vérifiez les points suivants dans l'ordre avant de valider :

1. Recomptez le tiroir-caisse. Les erreurs arrivent. Recomptez, en particulier les pièces.
2. Vérifiez les transactions en espèces manquantes. Quelqu'un a-t-il enregistré une vente sur un autre appareil ou onglet de navigateur sans que celle-ci apparaisse dans cette période ? Vérifiez à nouveau la plage de dates et le filtre par caissier dans le rapport.
3. Vérifiez les commandes en attente ou ouvertes. Filtrez les commandes par le statut POS - Open — une vente enregistrée mais non payée apparaîtra ici. Complétez-la maintenant ou tenez compte de l'écart.
4. Remboursements et décaissements. Confirmez que chaque remboursement en espèces et chaque décaissement en espèces de la journée est bien enregistré sur la feuille, avec les montants.
5. Coupons et remises. Vérifiez que les totaux tiennent compte de toutes les remises appliquées — la ligne Total des remises du rapport affiche les remises de coupons suivies ; les modifications de prix en ligne réduisent directement les Ventes nettes (voir Remises).
6. Erreur de rendu de monnaie. C'est la source d'écart la plus fréquente. Les petites différences (moins de 5 $) proviennent généralement de là ; les écarts importants nécessitent une investigation.

Consignez l'écart sur la feuille, que vous en ayez trouvé la cause ou non. Une série de petits écarts documentés vaut mieux que des différences non suivies.

Scénarios multi-caissiers ou multi-boutiques

Plusieurs caissiers ont travaillé sur la même caisse aujourd'hui

Deux options :

• Une clôture par caissier (plus précis) : chaque caissier filtre les rapports par son propre utilisateur avant de clôturer. Chacun compte ce qu'il a encaissé et rapproche sa propre part. Le tiroir-caisse peut être physiquement transmis entre les équipes ; chaque passation constitue une mini-clôture.
• Une seule clôture pour toute la journée : laissez le filtre Caissier sur Tous et effectuez le rapprochement du tiroir-caisse une seule fois en fin de journée. Plus rapide, mais les écarts sont plus difficiles à attribuer.

Le filtre Caissier sur l'écran Rapports est le même filtre qui alimente la ventilation — il n'y a pas de panneau séparé par caissier.

Un caissier a travaillé dans plusieurs boutiques aujourd'hui

Déconnectez-vous d'une boutique, connectez-vous à l'autre ; chaque session est enregistrée pour la bonne boutique via la métadonnée de commande _pos_store. À la clôture, effectuez un rapprochement par boutique en changeant le filtre Boutique sur l'écran Rapports.

Si vous clôturez l'ensemble du site en fin de journée, effectuez également une clôture globale avec le filtre Boutique réglé sur Tous — utile pour contre-vérifier les clôtures par boutique.

Chaque boutique a une personne différente pour la clôture

C'est le fonctionnement normal. Chaque responsable de clôture se connecte à sa boutique, lance le rapport filtré sur cette boutique et la plage de dates du jour, puis effectue le rapprochement du tiroir-caisse de ce point de vente. Le propriétaire du site peut consulter l'ensemble le lendemain matin depuis WP Admin → WooCommerce → Analytique, qui agrège les données de toutes les boutiques.

Une vente a été effectuée après le début de la clôture

Ne l'incluez pas dans cette clôture. Deux options :

• Avancez la période du rapport pour l'inclure (et ajustez votre comptage d'espèces en conséquence pour intégrer la nouvelle vente), ou
• Reportez-la au rapport du lendemain, en inscrivant les espèces de cette vente tardive sur la feuille d'ouverture du lendemain comme report.

Choisissez une méthode et tenez-vous-y — alterner entre les deux approches complique l'audit des comptes.

Bonnes pratiques

• Clôturez chaque jour. Sauter une journée signifie devoir suivre les écarts sur deux jours, ce qui est bien plus difficile.
• Imprimez et archivez le rapport même les jours calmes — c'est cette trace écrite qui vous protège en cas d'audit ou de litige.
• Ne partagez pas les comptes utilisateurs. Chaque caissier sur son propre compte WordPress permet au filtre par caissier de fonctionner correctement pour les rapports individuels.
• Faites une vérification croisée hebdomadaire avec les Statistiques WooCommerce (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — mêmes données, présentation différente. Si les totaux divergent, cela signifie généralement qu'une commande en attente a été finalisée tardivement ou qu'un remboursement a été traité dans WP Admin plutôt que dans le PDV.
• Gardez le fond de caisse constant. Changer constamment le fond de caisse d'ouverture favorise les erreurs de calcul.

Documentation associée

• Rapports — référence de l'écran (filtres, colonnes, panneau de synthèse)
• Commandes — recherche de commandes, remboursements, commandes en attente
• Remises — impact des remises et des coupons sur les totaux du rapport
• Remboursements — émettre des remboursements pendant le service
• Configuration multi-boutiques — rapprochement par boutique