Rapprochement de fin de journée

Cette page guide le caissier (ou le responsable) à travers la clôture de fin de journée. Pour la référence de l'écran Rapports — filtres, colonnes, contenu du panneau récapitulatif — consultez Rapports.

Fonctionnalité Pro

L'écran Rapports nécessite WCPOS Pro. Sans la version Pro, le rapprochement de fin de journée doit être effectué depuis WP Admin → WooCommerce → Analytique.

Comptage manuel des espèces

WCPOS ne dispose pas d'une fonctionnalité intégrée de fond de caisse ou d'« ouverture / fermeture de caisse » — il n'y a pas de session de travail avec pointage, pas de comptage du tiroir-caisse dans l'application et pas de calcul automatique des écarts. L'écran Rapports indique ce que la caisse devrait avoir encaissé ; le caissier compte le tiroir-caisse et effectue la comparaison manuellement. Cette page décrit la procédure à suivre.

Avant la première clôture

Décidez une fois pour toutes, puis appliquez les mêmes règles d'un poste à l'autre :

• Montant du fonds de caisse. Une caisse de commerce de détail commence généralement la journée avec 100 à 200 $ en petites coupures pour rendre la monnaie. Choisissez un montant et maintenez-le constant — cela simplifie le calcul du rapprochement quotidien.
• Où enregistrer le fonds de caisse. WCPOS ne suit pas cette information ; il vous faudra un post-it, une fiche sur un presse-papiers ou un tableur conservé à la caisse. Quel que soit le support choisi, le fonds de caisse et le total attendu du tiroir-caisse doivent figurer sur le même document afin que le rapprochement soit vérifiable ultérieurement.
• Qui compte et qui signe. La bonne pratique est d'être deux (le caissier compte, le responsable vérifie). Les boutiques avec un seul employé sautent cette étape et le caissier fait les deux — notez-le dans votre politique interne.

Ouverture de la caisse

Au début du service :

1. Sortez le fonds de caisse du coffre et placez-le dans le tiroir-caisse.
2. Inscrivez le montant du fonds de caisse et l'heure d'ouverture sur votre fiche de rapprochement.
3. Connectez-vous à WCPOS sur la bonne boutique (sites multi-boutiques) — consultez Configuration multi-boutiques si vous ne savez pas laquelle choisir.

C'est tout. WCPOS enregistre désormais les ventes du service sur votre compte utilisateur et la boutique sélectionnée.

Pendant le service

Quelques points à surveiller pour faciliter la clôture :

• Utilisez les coupons ou les remises par ligne de manière cohérente. Les deux fonctionnent pour les ajustements ponctuels — les coupons apparaissent comme une remise suivie dans les rapports, les modifications de prix par ligne non. Consultez Remises pour comparer les deux approches.
• Mettez les commandes en attente plutôt que de les abandonner. Une commande « PDV - Ouverte » (enregistrée avec Enregistrer sur le serveur) apparaît clairement dans les commandes et les rapports ; un panier abandonné ne laisse aucune trace. Reprenez les commandes en attente plus tard lorsque le client revient.
• Retirez l'excédent d'espèces en cours de service si le tiroir-caisse devient trop plein. Notez chaque retrait avec le montant et l'heure pour que les comptes soient justes à la clôture. WCPOS n'enregistre pas les retraits ; ils figurent sur votre feuille de rapprochement.

La procédure de clôture

1

Arrêter les ventes

Verrouillez la porte d'entrée (ou mettez la file d'attente en pause) afin qu'aucune nouvelle transaction n'intervienne pendant le comptage. Si un client arrive pendant la clôture, terminez le comptage et le rapport avant de l'encaisser — ajouter des ventes après la période du rapport fausse les totaux.

2

Compter le tiroir-caisse

Emportez le tiroir-caisse dans un bureau ou à un comptoir tranquille et comptez chaque coupure. Notez le total — il s'agit de vos espèces comptées.

Si vous avez effectué des retraits d'espèces ou des sorties de caisse pendant le service (remboursements, paiements fournisseurs depuis la caisse), préparez également ces montants.

3

Ouvrir l'écran des rapports

Dans le PDV, accédez à Rapports. Réglez les filtres pour que le rapport couvre exactement votre service :

• Plage de dates : Aujourd'hui (ou la date spécifique si le rapprochement est effectué après coup)
• Caissier : votre propre utilisateur, si plusieurs caissiers ont travaillé à la caisse et que vous ne souhaitez voir que vos propres ventes
• Boutique : définie automatiquement sur votre boutique actuelle
• Statut : laissez la valeur par défaut (généralement Terminée + En cours de traitement)

Le panneau Résumé des ventes à droite se met à jour lorsque vous modifiez les filtres. Notez le montant Espèces sous Moyens de paiement — il s'agit de vos ventes en espèces attendues.

4

Rapprocher les espèces

Effectuez le calcul :

Total attendu du tiroir-caisse = Fond de caisse d'ouverture + Ventes en espèces − Remboursements en espèces − Retraits/sorties d'espèces

Comparez avec les espèces comptées. Les montants doivent correspondre.

• Correspondance exacte : parfait — signez et datez la feuille, déposez les espèces, le rapprochement des espèces est terminé.
• Écart constaté : consultez la section Gestion des écarts ci-dessous avant de signer.

5

Rapprocher les paiements par carte

Vérifiez maintenant les paiements par carte. Notez le montant Carte (ainsi que les montants des passerelles intégrées — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) dans le Résumé des ventes.

Sur votre terminal de paiement, lancez un total de lot (le menu exact varie selon le terminal — généralement sous Rapports ou Fin de journée sur l'appareil). Comparez :

• Total du lot terminal vs Total carte WCPOS pour la même période — ils doivent correspondre.
• Si vous utilisez un terminal avec règlement de lot manuel, réglez le lot maintenant, avant de partir. Les passerelles intégrées comme Stripe Terminal règlent automatiquement. Pour la configuration Square via le paiement en ligne, consultez Paiement en ligne.

6

Imprimer le rapport

Dans le panneau Résumé de l'écran Rapports, cliquez sur Imprimer. Cette action utilise généralement le routage d'impression configuré (voir Routage d'impression) pour envoyer le rapport vers une imprimante de reçus ou de documents et produit un enregistrement papier.

Le rapport imprimé inclut les informations de la boutique, la période, les totaux par ligne, la ventilation par mode de paiement et (si des commandes sont sélectionnées dans le tableau des commandes) le détail par commande.

7

Déposer les espèces et clôturer

• Remettez le fonds de caisse pour le lendemain dans le tiroir-caisse.
• Le reste des espèces est placé dans le sac de dépôt au coffre avec la fiche de rapprochement signée et le rapport imprimé agrafés ensemble.
• Mettez à jour tout système externe utilisé (tableur, logiciel de comptabilité).
• Fermez l'application WCPOS et verrouillez les locaux.

Gestion des écarts

Si les espèces comptées ne correspondent pas au montant attendu, parcourez les étapes suivantes dans l'ordre avant de clôturer :

1. Recompter le tiroir-caisse. Les erreurs arrivent. Recomptez, en particulier les pièces.
2. Vérifier les transactions en espèces manquées. Quelqu'un a-t-il traité une vente sur un autre appareil ou onglet de navigateur sans qu'elle apparaisse dans cette période ? Revérifiez la plage de dates et le filtre par caissier dans le rapport.
3. Vérifier les commandes en attente ou ouvertes. Filtrez les commandes par le statut PDV - Ouverte — une vente enregistrée mais non payée apparaîtra ici. Finalisez-la maintenant ou anticipez l'écart.
4. Remboursements et décaissements. Confirmez que chaque remboursement en espèces et chaque décaissement en espèces de la journée est enregistré sur la feuille, avec les montants.
5. Coupons et remises. Confirmez que les totaux tiennent compte de toutes les remises appliquées — la ligne Total des remises du rapport affiche les remises de coupons suivies ; les modifications de prix en ligne réduisent directement le Chiffre d'affaires net (voir Remises).
6. Erreur de rendu de monnaie. La source d'écart la plus courante. Les petites différences (moins de 5 $) proviennent généralement de là ; les différences importantes nécessitent une investigation.

Consignez l'écart sur la feuille, que vous en trouviez la cause ou non. Une série de petits écarts documentés vaut mieux que des différences non suivies.

Scénarios multi-caissiers ou multi-boutiques

Plusieurs caissiers ont travaillé sur la même caisse aujourd'hui

Deux options :

• Une clôture par caissier (la plus précise) : chaque caissier filtre les rapports par son propre utilisateur avant de clôturer. Chacun compte ce qu'il a encaissé et rapproche sa propre part. Le tiroir-caisse peut être physiquement transmis entre les équipes ; chaque transmission constitue une mini-clôture.
• Une clôture pour toute la journée : laissez le filtre Caissier sur Tous et rapprochez le tiroir-caisse une seule fois en fin de journée. Plus rapide, mais les écarts sont plus difficiles à attribuer.

Le filtre Caissier sur l'écran des rapports est le même filtre qui alimente la ventilation — il n'existe pas de panneau distinct par caissier.

Un caissier a travaillé dans plusieurs boutiques aujourd'hui

Déconnectez-vous d'une boutique, connectez-vous à l'autre ; chaque session est enregistrée pour la bonne boutique via la métadonnée de commande _pos_store. À la fermeture, effectuez un rapprochement par boutique en changeant le filtre Boutique sur l'écran des rapports.

Si vous clôturez l'ensemble du site en fin de journée, effectuez également une clôture globale avec le filtre Boutique réglé sur Toutes — utile pour vérifier les clôtures par boutique.

Chaque boutique a une personne différente chargée de la clôture

C'est la procédure habituelle. Chaque responsable de clôture se connecte à sa boutique, lance le rapport filtré sur cette boutique et la plage de dates du jour, puis rapproche le tiroir-caisse de ce point de vente. Le propriétaire du site peut consulter l'ensemble le lendemain matin depuis WP Admin → WooCommerce → Analytique, qui agrège les données de toutes les boutiques.

Une vente a été enregistrée après le début de la clôture

Ne l'incluez pas dans cette clôture. Deux options :

• Étendre la période du rapport pour l'inclure (et ajuster l'espèces comptées pour intégrer la nouvelle vente), ou
• Reporter la vente au rapport du lendemain, en inscrivant les espèces de cette vente tardive sur la feuille d'ouverture du lendemain comme report.

Choisissez une méthode et tenez-vous-y — alterner entre les deux approches complique la vérification comptable.

Bonnes pratiques

• Clôturez chaque jour. Sauter une journée signifie devoir suivre les écarts sur deux jours, ce qui est bien plus difficile.
• Imprimez et archivez le rapport même les jours calmes — c'est cette trace écrite qui vous protège en cas d'audit ou de litige.
• Ne partagez pas les comptes utilisateur. Chaque caissier disposant de son propre compte WordPress permet au filtre par caissier de fonctionner correctement pour les rapports individuels.
• Effectuez un contrôle croisé hebdomadaire avec WooCommerce Analytique (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — mêmes données, présentation différente. Si les totaux divergent, cela signifie généralement qu'une commande en attente a été finalisée tardivement ou qu'un remboursement a été traité dans WP Admin plutôt que dans le PDV.
• Maintenir un fonds de caisse constant. Modifier fréquemment le fonds de caisse d'ouverture favorise les erreurs de calcul.

Documentation connexe

• Rapports — référence de l'écran (filtres, colonnes, panneau récapitulatif)
• Commandes — recherche de commandes, remboursements, commandes en attente
• Remises — impact des remises et des coupons sur les totaux du rapport
• Remboursements — émettre des remboursements pendant le service
• Configuration multi-boutiques — rapprochement par boutique