दिन के अंत का मिलान

यह पेज कैशियर (या मैनेजर) को दिन के अंत की क्लोज़िंग प्रक्रिया के बारे में बताता है। रिपोर्ट स्क्रीन के संदर्भ — फ़िल्टर, कॉलम, सारांश पैनल में क्या है — के लिए रिपोर्ट देखें।

प्रो सुविधा

रिपोर्ट स्क्रीन के लिए WCPOS Pro आवश्यक है। Pro के बिना, दिन के अंत का मिलान WP Admin → WooCommerce → विश्लेषिकी से करना होगा।

मैन्युअल नकद गिनती

WCPOS में ओपनिंग फ़्लोट या "टिल खोलें / टिल बंद करें" जैसी कोई इन-बिल्ट सुविधा नहीं है — न कोई शिफ़्ट सेशन है जिसमें क्लॉक इन/आउट हो, न ऐप में ड्रॉअर गिनती, और न कोई स्वचालित अंतर गणना। रिपोर्ट स्क्रीन बताती है कि टिल में कितनी राशि होनी चाहिए; कैशियर ड्रॉअर की गिनती करके मैन्युअल रूप से तुलना करता है। यह पेज उसी प्रक्रिया का वर्णन करता है।

Coming soon

कैश फ़्लोट एंट्री और औपचारिक शिफ़्ट शुरू/बंद की योजना बनाई गई है — ये ओपनिंग फ़्लोट को ऐप में रिकॉर्ड करेंगे और सटीक दिन के अंत के टोटल के लिए प्रत्येक बिक्री को एक शिफ़्ट से जोड़ेंगे। Follow it on the roadmap →

अपनी पहली क्लोज़िंग से पहले

एक बार निर्णय लें, फिर सभी शिफ्ट में उसी पर कायम रहें:

• ओपनिंग फ्लोट राशि। एक सामान्य रिटेल टिल दिन की शुरुआत छुट्टे के लिए $100–$200 छोटे नोटों/सिक्कों के साथ करता है। एक राशि तय करें और उसे एक समान बनाए रखें — इससे दैनिक मिलान का हिसाब सरल हो जाता है।
• फ्लोट कहाँ दर्ज करें। WCPOS इसे ट्रैक नहीं करता; आपको एक स्टिकी नोट, क्लिपबोर्ड शीट, या स्प्रेडशीट की आवश्यकता होगी जो टिल पर रखी रहे। जो भी तरीका चुनें, ओपनिंग फ्लोट और अपेक्षित ड्रॉअर कुल दोनों एक ही रिकॉर्ड पर होने चाहिए ताकि बाद में मिलान का ऑडिट किया जा सके।
• कौन गिनता है और कौन हस्ताक्षर करता है। दो व्यक्ति सर्वोत्तम अभ्यास है (कैशियर गिनता है, मैनेजर सत्यापित करता है)। एकल-स्टाफ स्टोर में इसे छोड़ दिया जाता है और कैशियर दोनों काम करता है — इसे अपनी नीति के रूप में नोट करें।

टिल खोलना

शिफ्ट की शुरुआत में:

1. सेफ से फ्लोट निकालें और ड्रॉअर में रखें।
2. अपनी मिलान शीट पर फ्लोट राशि और शुरुआत का समय लिखें।
3. सही स्टोर पर WCPOS में साइन इन करें (मल्टी-स्टोर साइट के लिए) — यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कौन सा चुनना है तो मल्टी-स्टोर सेटअप देखें।

बस इतना ही। WCPOS अब शिफ्ट की बिक्री को आपके उपयोगकर्ता खाते और चयनित स्टोर के विरुद्ध लॉग कर रहा है।

शिफ्ट के दौरान

कुछ बातें जिन पर ध्यान दें जो शिफ्ट बंद करना आसान बनाती हैं:

• कूपन या लाइन-आइटम छूट का लगातार उपयोग करें। दोनों तत्काल समायोजन के लिए काम करते हैं — कूपन रिपोर्ट में ट्रैक की गई छूट के रूप में दिखते हैं, लाइन-आइटम मूल्य परिवर्तन नहीं दिखते। अंतर समझने के लिए छूट देखें।
• ऑर्डर को छोड़ने के बजाय पार्क करें। एक "POS - Open" ऑर्डर (सर्वर पर सहेजें से सहेजा गया) ऑर्डर और रिपोर्ट में स्पष्ट रूप से दिखता है; एक छोड़ी गई कार्ट का कोई रिकॉर्ड नहीं रहता। ग्राहक के लौटने पर पार्क किए गए ऑर्डर बाद में फिर से शुरू करें।
• शिफ्ट के दौरान ड्रॉअर भारी होने पर अतिरिक्त नकदी निकालें। हर निकासी को राशि + समय के साथ दर्ज करें ताकि बंद करते समय गणना सही रहे। WCPOS निकासी लॉग नहीं करता; वे आपकी मिलान शीट पर दर्ज होती हैं।

बंद करने की प्रक्रिया

1

बिक्री बंद करें

सामने का दरवाज़ा बंद करें (या कतार रोकें) ताकि गिनती के बीच कोई नया लेनदेन न हो। यदि बंद करने के दौरान कोई ग्राहक आता है, तो उनकी बिक्री करने से पहले गिनती और रिपोर्ट पूरी करें — रिपोर्ट अवधि के बाद बिक्री जोड़ने से कुल राशि गड़बड़ हो जाती है।

2

ड्रॉअर की गिनती करें

ड्रॉअर को पीछे के कार्यालय या किसी शांत काउंटर पर ले जाएँ और हर मूल्यवर्ग की गिनती करें। कुल राशि नोट करें — यह आपकी गिनी हुई नकदी है।

यदि शिफ्ट के दौरान आपने कोई नकद निकासी की है या नकद भुगतान किया है (रिफंड, तिजोरी से आपूर्तिकर्ता भुगतान), तो वे राशियाँ भी तैयार रखें।

3

रिपोर्ट स्क्रीन खोलें

POS में, रिपोर्ट पर जाएँ। फ़िल्टर इस प्रकार सेट करें कि रिपोर्ट आपकी शिफ्ट को सटीक रूप से कवर करे:

• दिनांक सीमा: आज (या विशिष्ट दिनांक यदि आप बाद में मिलान कर रहे हैं)
• कैशियर: आपका अपना उपयोगकर्ता, अगर कई कैशियर ने टिल पर काम किया और आप केवल अपनी बिक्री देखना चाहते हैं
• स्टोर: आपके वर्तमान स्टोर पर स्वतः सेट
• स्थिति: डिफ़ॉल्ट पर छोड़ें (आमतौर पर पूर्ण + प्रोसेसिंग)

फ़िल्टर बदलने पर दाईं ओर का बिक्री सारांश पैनल अपडेट होता है। भुगतान विधियाँ के अंतर्गत नकद राशि पर ध्यान दें — यह आपकी अपेक्षित नकद बिक्री है।

4

नकद मिलान करें

गणना करें:

अपेक्षित ड्रॉअर कुल = शुरुआती फ़्लोट + नकद बिक्री − नकद रिफ़ंड − नकद निकासी/भुगतान

गिनी गई नकदी से तुलना करें। दोनों मेल खाने चाहिए।

• बिल्कुल मेल खाता है: बहुत अच्छा — शीट पर हस्ताक्षर करें और तारीख डालें, नकदी जमा करें, नकद मिलान पूरा हुआ।
• मेल नहीं खाता: हस्ताक्षर करने से पहले नीचे अंतर प्रबंधन देखें।

5

कार्ड मिलान करें

अब कार्ड भुगतान जाँचें। बिक्री सारांश से कार्ड राशि (और कोई भी एकीकृत-गेटवे राशि — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) नोट करें।

अपने कार्ड टर्मिनल पर बैच टोटल चलाएँ (सटीक मेनू टर्मिनल के अनुसार भिन्न होता है — आमतौर पर डिवाइस पर रिपोर्ट्स या दिन का अंत के अंतर्गत होता है)। तुलना करें:

• टर्मिनल बैच टोटल बनाम WCPOS कार्ड टोटल समान अवधि के लिए — दोनों मेल खाने चाहिए।
• यदि आप मैनुअल बैच-सेटलिंग टर्मिनल का उपयोग करते हैं, तो घर जाने से पहले अभी बैच सेटल करें। Stripe Terminal जैसे एकीकृत गेटवे स्वचालित रूप से सेटल होते हैं। वेब चेकआउट के माध्यम से Square कॉन्फ़िगरेशन के लिए, वेब चेकआउट देखें।

6

रिपोर्ट प्रिंट करें

रिपोर्ट्स स्क्रीन के सारांश पैनल में, प्रिंट पर क्लिक करें। यह आमतौर पर आपकी कॉन्फ़िगर की गई प्रिंट रूटिंग (देखें प्रिंट रूटिंग) का उपयोग करके रिपोर्ट को रसीद या डॉक्यूमेंट प्रिंटर पर भेजता है और एक पेपर रिकॉर्ड तैयार करता है।

प्रिंट की गई रिपोर्ट में स्टोर की जानकारी, अवधि, पंक्ति-वार टोटल, भुगतान विधि का विवरण, और (यदि आपने ऑर्डर टेबल में ऑर्डर चयनित किए हैं तो) प्रति-ऑर्डर विवरण शामिल होते हैं।

7

नकदी जमा करें और साइन ऑफ करें

• कल के लिए ओपनिंग फ्लोट को दराज में वापस रखें।
• शेष नकदी को सेफ ड्रॉप बैग में रखें, जिसमें हस्ताक्षरित मिलान शीट और प्रिंट की गई रिपोर्ट एक साथ स्टेपल की हुई हों।
• आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी बाहरी सिस्टम (स्प्रेडशीट, अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर) को अपडेट करें।
• WCPOS ऐप बंद करें और ताला लगाएँ।

विसंगति प्रबंधन

यदि गिनी गई नकदी अपेक्षित राशि से मेल नहीं खाती है, तो साइन ऑफ़ करने से पहले इन चरणों को क्रम से देखें:

1. ड्रॉअर दोबारा गिनें। गलतियाँ होती हैं। दोबारा गिनें, खासकर सिक्के।
2. छूटे हुए नकद लेनदेन जाँचें। क्या किसी ने किसी अन्य डिवाइस / ब्राउज़र टैब पर बिक्री प्रोसेस की और वह इस अवधि में शामिल नहीं हुई? रिपोर्ट पर तारीख सीमा और कैशियर फ़िल्टर दोबारा जाँचें।
3. पार्क किए गए/खुले ऑर्डर जाँचें। ऑर्डर को POS - Open स्टेटस पर फ़िल्टर करें — जो बिक्री रिंग अप की गई लेकिन भुगतान नहीं हुआ, वह यहाँ दिखेगी। या तो उसे अभी पूरा करें या अंतर की अपेक्षा रखें।
4. रिफ़ंड और भुगतान। पुष्टि करें कि आज का हर नकद रिफ़ंड और नकद भुगतान शीट पर राशि सहित दर्ज है।
5. कूपन और छूट। पुष्टि करें कि कुल राशि में लागू की गई सभी छूट शामिल हैं — रिपोर्ट की Total Discounts पंक्ति ट्रैक की गई कूपन छूट दिखाती है; लाइन-आइटम मूल्य ओवरराइड सीधे Net Sales को कम करते हैं (देखें छूट)।
6. गलत रेज़गारी दी गई। अंतर का सबसे आम कारण। छोटे अंतर ($5 से कम) आमतौर पर यहीं होते हैं; बड़े अंतर की जाँच आवश्यक है।

चाहे कारण मिले या न मिले, अंतर को शीट पर दर्ज करें। छोटे दर्ज किए गए अंतरों का रिकॉर्ड बिना ट्रैक की गई विसंगतियों से बेहतर है।

बहु-कैशियर या बहु-स्टोर परिदृश्य

आज एक ही टिल पर कई कैशियर ने काम किया

दो विकल्प:

• प्रति कैशियर एक क्लोज़ (सबसे सटीक): प्रत्येक कैशियर बंद करने से पहले रिपोर्ट को अपने उपयोगकर्ता द्वारा फ़िल्टर करे। हर कोई अपनी ली गई राशि गिने और अपने हिस्से का मिलान करे। ड्रॉअर शिफ़्ट के बीच भौतिक रूप से हस्तांतरित किया जा सकता है; प्रत्येक हस्तांतरण एक मिनी-क्लोज़ है।
• पूरे दिन के लिए एक क्लोज़: कैशियर फ़िल्टर को सभी पर रखें और दिन के अंत में एक बार ड्रॉअर का मिलान करें। यह तेज़ है, लेकिन अंतर का कारण पहचानना कठिन होता है।

रिपोर्ट स्क्रीन पर कैशियर फ़िल्टर वही फ़िल्टर है जो ब्रेकडाउन को नियंत्रित करता है — कोई अलग प्रति-कैशियर पैनल नहीं है।

एक कैशियर ने आज कई स्टोर पर काम किया

एक स्टोर से साइन आउट करें, दूसरे में साइन इन करें; प्रत्येक सेशन _pos_store ऑर्डर मेटा के माध्यम से सही स्टोर के अंतर्गत लॉग होता है। क्लोज़ के समय, रिपोर्ट स्क्रीन पर स्टोर फ़िल्टर बदलकर प्रति स्टोर एक मिलान करें।

यदि आप दिन के अंत में पूरी साइट बंद कर रहे हैं, तो स्टोर फ़िल्टर को सभी पर सेट करके एक समग्र क्लोज़ भी करें — यह प्रति-स्टोर क्लोज़ की क्रॉस-चेकिंग के लिए उपयोगी है।

प्रत्येक स्टोर में एक अलग व्यक्ति क्लोज़ करता है

यह सामान्य प्रक्रिया है। प्रत्येक स्टोर क्लोज़र अपने स्टोर में साइन इन करता है, उस स्टोर + दिन की तारीख सीमा के अनुसार फ़िल्टर की गई रिपोर्ट चलाता है, और उस स्थान पर ड्रॉअर का मिलान करता है। साइट स्वामी अगली सुबह WP Admin → WooCommerce → एनालिटिक्स से सभी की समीक्षा कर सकता है, जो सभी स्टोर का डेटा एकत्रित करता है।

क्लोज़ शुरू करने के बाद एक बिक्री हो गई

इसे इस क्लोज़ में शामिल न करें। या तो:

• रिपोर्ट अवधि आगे बढ़ाएं ताकि यह शामिल हो जाए (और नई बिक्री को शामिल करने के लिए अपनी गिनी हुई नकदी समायोजित करें), या
• इसे कल की रिपोर्ट के लिए छोड़ दें, देर से हुई बिक्री की नकदी को कल की ओपनिंग शीट पर कैरी-ओवर के रूप में चिह्नित करें।

एक नीति चुनें और उसी पर टिके रहें — दृष्टिकोणों के बीच बदलाव करने से ऑडिट कठिन हो जाता है।

सर्वोत्तम अभ्यास

• हर दिन बंद करें। एक दिन छोड़ने का मतलब है दो दिनों के अंतर को ट्रैक करना, जो बहुत कठिन होता है।
• रिपोर्ट प्रिंट करें और फ़ाइल करें शांत दिनों में भी — यह कागज़ी रिकॉर्ड ही है जो ऑडिट या विवाद में आपकी सुरक्षा करता है।
• उपयोगकर्ता खाते साझा न करें। प्रत्येक कैशियर का अपना WordPress उपयोगकर्ता होने से कैशियर फ़िल्टर प्रति-व्यक्ति रिपोर्ट के लिए सही काम करता है।
• साप्ताहिक रूप से WooCommerce एनालिटिक्स से क्रॉस-चेक करें (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — वही डेटा, अलग प्रस्तुति। यदि कुल राशि में अंतर आता है तो आमतौर पर इसका मतलब है कि कोई पार्क किया गया ऑर्डर देर से पूरा हुआ या कोई रिफ़ंड POS के बजाय WP Admin में प्रोसेस किया गया।
• फ़्लोट को एक समान रखें। शुरुआती फ़्लोट को बार-बार बदलना गणना संबंधी त्रुटियों को आमंत्रित करता है।

संबंधित दस्तावेज़

• रिपोर्ट — स्क्रीन संदर्भ (फ़िल्टर, कॉलम, सारांश पैनल)
• ऑर्डर — ऑर्डर खोज, रिफ़ंड, पार्क किए गए ऑर्डर
• छूट — छूट और कूपन रिपोर्ट की कुल राशि को कैसे प्रभावित करते हैं
• रिफ़ंड — शिफ़्ट के दौरान रिफ़ंड जारी करना
• मल्टी-स्टोर सेटअप — प्रति-स्टोर मिलान