Chiusura di fine giornata

Questa pagina guida il cassiere (o il responsabile) nella chiusura di fine giornata. Per la schermata Report di riferimento — filtri, colonne, contenuto del pannello di riepilogo — consultare Report.

Funzionalità Pro

La schermata Report richiede WCPOS Pro. Senza la versione Pro, la riconciliazione di fine giornata deve essere effettuata da WP Admin → WooCommerce → Analitica.

Conteggio manuale del contante

WCPOS non dispone di una funzione integrata di fondo cassa iniziale o di "apertura/chiusura cassa" — non esiste una sessione di turno con entrata/uscita, nessun conteggio del cassetto nell'app e nessun calcolo automatico delle differenze. La schermata Report indica quanto il registratore dovrebbe aver incassato; il cassiere conta il cassetto e confronta manualmente. Questa pagina descrive la procedura relativa.

Prima della prima chiusura

Decidere una volta per tutte e mantenere la stessa impostazione per tutti i turni:

• Importo del fondo cassa iniziale. Un tipico registratore di cassa al dettaglio inizia la giornata con 100–200 € in piccoli tagli per i resti. Scegliere un importo e mantenerlo costante — questo semplifica i calcoli della riconciliazione giornaliera.
• Dove registrare il fondo cassa. WCPOS non tiene traccia di questo dato; sarà necessario un promemoria adesivo, un foglio su portablocco o un foglio di calcolo da tenere presso la cassa. Qualunque metodo si scelga, il fondo cassa iniziale e il totale previsto nel cassetto devono comparire sullo stesso documento affinché la riconciliazione sia verificabile in seguito.
• Chi conta e chi firma. La prassi migliore prevede due persone (il cassiere conta, il responsabile verifica). I negozi con un solo operatore saltano questo passaggio e il cassiere svolge entrambi i compiti — annotare questa scelta come procedura interna.

Apertura della cassa

All'inizio del turno:

1. Prelevare il fondo cassa dalla cassaforte e inserirlo nel cassetto.
2. Annotare l'importo del fondo cassa e l'orario di apertura sul foglio di riconciliazione.
3. Accedere a WCPOS selezionando il negozio corretto (siti multi-negozio) — consultare Configurazione multi-negozio in caso di dubbi su quale selezionare.

Questo è tutto. WCPOS registra ora le vendite del turno associandole all'account utente e al negozio selezionato.

Durante il turno

Alcuni accorgimenti che facilitano la chiusura:

• Utilizzare coupon o sconti per riga in modo coerente. Entrambi funzionano per le rettifiche occasionali — i coupon compaiono come sconto tracciato nei report, le modifiche di prezzo sulla singola riga no. Consultare Sconti per i dettagli sul compromesso.
• Mettere in pausa gli ordini anziché abbandonarli. Un ordine "POS - Open" (salvato con Salva sul server) compare chiaramente in Ordini e Report; un carrello abbandonato non lascia traccia. Gli ordini in pausa possono essere ripresi in seguito quando il cliente torna.
• Prelevare il contante in eccesso durante il turno se il cassetto diventa troppo pieno. Registrare ogni prelievo con importo e orario in modo che i conti tornino alla chiusura. WCPOS non registra i prelievi; vanno annotati sul foglio di riconciliazione.

La procedura di chiusura

1

Interrompere le vendite

Chiudere la porta d'ingresso (o mettere in pausa la coda) in modo che nessuna nuova transazione venga registrata durante il conteggio. Se un cliente arriva durante la chiusura, completare il conteggio e il report prima di servirlo — aggiungere vendite dopo il periodo del report altera i totali.

2

Contare il cassetto

Portare il cassetto in un ufficio sul retro o a un bancone tranquillo e contare ogni taglio. Annotare il totale — questo è il contante contato.

Se durante il turno sono stati effettuati prelievi di contante o pagamenti in contanti (rimborsi, pagamenti a fornitori dalla cassa), tenere pronti anche quegli importi.

3

Aprire la schermata Report

Nel POS, andare su Report. Impostare i filtri in modo che il report copra esattamente il turno:

• Intervallo date: Oggi (o la data specifica se la riconciliazione avviene in un secondo momento)
• Cassiere: il proprio utente, se più cassieri hanno lavorato alla cassa e si desidera visualizzare solo le proprie vendite
• Negozio: impostato automaticamente sul negozio corrente
• Stato: lasciare il valore predefinito (di solito Completato + In lavorazione)

Il pannello Riepilogo vendite sulla destra si aggiorna man mano che si modificano i filtri. Notare il valore Contanti sotto Metodi di pagamento: questo è il totale previsto delle vendite in contanti.

4

Riconciliare i contanti

Eseguire il calcolo:

Totale previsto del cassetto = Fondo cassa iniziale + Vendite in contanti − Rimborsi in contanti − Prelievi/esborsi in contanti

Confrontare con i contanti conteggiati. I valori dovrebbero corrispondere.

• Corrispondenza esatta: perfetto — firmare e datare il foglio, depositare i contanti, la riconciliazione dei contanti è completata.
• Discrepanza: consultare la sezione Gestione delle differenze di seguito prima di firmare.

5

Riconciliare le carte

Verificare ora i pagamenti con carta. Annotare il valore Carta (e gli eventuali importi dei gateway integrati — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) dal Riepilogo vendite.

Sul terminale di pagamento, eseguire un totale batch (il menu esatto varia a seconda del terminale — di solito si trova sotto Report o Fine giornata sul dispositivo). Confrontare:

• Totale batch del terminale vs Totale carte WCPOS per lo stesso periodo — devono corrispondere.
• Se si utilizza un terminale con chiusura batch manuale, chiudere il batch ora, prima di andare via. I gateway integrati come Stripe Terminal eseguono la chiusura automaticamente. Per la configurazione di Square tramite Checkout Web, consultare Checkout Web.

6

Stampare il report

Nella schermata Report, nel pannello Riepilogo, fare clic su Stampa. In genere viene utilizzato l'instradamento di stampa configurato (consultare Instradamento di stampa) per inviare il report a una stampante per scontrini o documenti e produrre una copia cartacea.

Il report stampato include le informazioni del negozio, il periodo, i totali per riga, la suddivisione per metodo di pagamento e (se sono stati selezionati ordini nella Tabella ordini) i dettagli per singolo ordine.

7

Versare il contante e chiudere

• Rimettere il fondo cassa per il giorno successivo nel cassetto.
• Il resto del contante va nella busta per il versamento in cassaforte insieme al foglio di riconciliazione firmato e al report stampato, pinzati insieme.
• Aggiornare eventuali sistemi esterni utilizzati (foglio di calcolo, software di contabilità).
• Chiudere l'app WCPOS e chiudere a chiave.

Gestione delle differenze

Se il contante contato non corrisponde a quello previsto, verificare i seguenti punti nell'ordine indicato prima di firmare la chiusura:

1. Ricontare il cassetto. Gli errori capitano. Ricontare, soprattutto le monete.
2. Verificare le transazioni in contanti mancanti. Qualcuno ha elaborato una vendita su un dispositivo diverso o in un'altra scheda del browser senza che rientrasse in questo periodo? Ricontrollare l'intervallo di date e il filtro cassiere nel report.
3. Verificare gli ordini in sospeso/aperti. Filtrare gli Ordini con stato POS - Aperto — una vendita registrata ma non pagata comparirà qui. Completarla ora oppure prevedere la differenza.
4. Rimborsi e prelievi. Verificare che ogni rimborso in contanti e ogni prelievo in contanti della giornata sia registrato nel foglio, con i relativi importi.
5. Coupon e sconti. Verificare che i totali tengano conto di eventuali sconti applicati — la riga Sconti totali del report mostra gli sconti coupon tracciati; le modifiche manuali al prezzo delle singole voci riducono direttamente le Vendite nette (vedere Sconti).
6. Resto errato. La causa più comune di differenze. Le piccole differenze (inferiori a $5) di solito derivano da qui; le differenze rilevanti richiedono un'indagine.

Registrare la differenza nel foglio, indipendentemente dal fatto che se ne trovi la causa o meno. Una serie di piccole differenze documentate è meglio di discrepanze non tracciate.

Scenari con più cassieri o più negozi

Più cassieri hanno lavorato alla stessa cassa oggi

Due opzioni:

• Una chiusura per cassiere (più accurata): ogni cassiere filtra i Report per il proprio utente prima della chiusura. Ciascuno conta quanto ha incassato e riconcilia la propria parte. Il cassetto può essere fisicamente passato al turno successivo; ogni passaggio è una mini-chiusura.
• Una chiusura per l'intera giornata: lasciare il filtro Cassiere su Tutti e riconciliare il cassetto una sola volta a fine giornata. Più veloce, ma le differenze sono più difficili da attribuire.

Il filtro Cassiere nella schermata Report è lo stesso filtro che genera la suddivisione — non esiste un pannello separato per cassiere.

Un cassiere ha lavorato in più negozi oggi

Disconnettersi da un negozio, accedere all'altro; ogni sessione viene registrata nel negozio corretto tramite il meta ordine _pos_store. Alla chiusura, effettuare una riconciliazione per negozio cambiando il filtro Negozio nella schermata Report.

Se si chiude l'intero sito a fine giornata, effettuare anche una chiusura complessiva con il filtro Negozio impostato su Tutti — utile per un controllo incrociato delle chiusure per singolo negozio.

Ogni negozio ha una persona diversa che effettua la chiusura

Questo è il procedimento standard. Ogni responsabile della chiusura accede al proprio negozio, genera il report filtrato per quel negozio e per l'intervallo di date della giornata, e riconcilia il cassetto in quella sede. Il titolare del sito può rivedere tutti i report la mattina successiva da WP Admin → WooCommerce → Analitica, che aggrega i dati di tutti i negozi.

Una vendita è andata a buon fine dopo che avevo iniziato la chiusura

Non includerla in questa chiusura. Due opzioni:

• Estendere il periodo del report per includerla (e adeguare il contante conteggiato per includere la nuova vendita), oppure
• Lasciarla per il report del giorno successivo, annotando il contante della vendita tardiva nel foglio di apertura del giorno dopo come riporto.

Scegliere una politica e mantenerla — alternare tra i due approcci rende la contabilità più difficile da verificare.

Buone pratiche

• Chiudere ogni giorno. Saltare un giorno significa dover tracciare le differenze su due giornate, il che è molto più difficile.
• Stampare e archiviare il report anche nelle giornate tranquille — la documentazione cartacea è ciò che protegge in caso di verifica o contestazione.
• Non condividere gli account utente. Ogni cassiere con il proprio utente WordPress garantisce che il filtro per cassiere funzioni correttamente nei report per persona.
• Controllo incrociato settimanale con WooCommerce Analitica (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — stessi dati, presentazione diversa. Se i totali divergono, di solito significa che un ordine in sospeso è stato completato in ritardo o che un rimborso è stato elaborato da WP Admin anziché dal POS.
• Mantenere il fondo cassa costante. Modificare continuamente il fondo cassa iniziale favorisce errori di calcolo.

Documentazione correlata

• Report — riferimento della schermata (filtri, colonne, pannello di riepilogo)
• Ordini — ricerca ordini, rimborsi, ordini in sospeso
• Sconti — come sconti e coupon influenzano i totali del report
• Rimborsi — emissione di rimborsi durante il turno
• Configurazione multi-negozio — chiusura di cassa per singolo negozio