Riconciliazione di fine giornata

Questa pagina guida il cassiere (o il responsabile) attraverso la chiusura di fine giornata. Per il riferimento alla schermata Report — filtri, colonne, contenuto del pannello riepilogativo — consulta Report.

Funzionalità Pro

La schermata Report richiede WCPOS Pro. Senza Pro, la riconciliazione di fine giornata deve essere effettuata da WP Admin → WooCommerce → Analisi.

Conteggio manuale dei contanti

WCPOS non dispone di una funzionalità integrata per il fondo cassa iniziale o per l'"apertura/chiusura cassa" — non esiste una sessione di turno con entrata/uscita, nessun conteggio del cassetto nell'app e nessun calcolo automatico degli scostamenti. La schermata Report indica quanto il cassetto avrebbe dovuto incassare; il cassiere conta il cassetto e confronta manualmente. Questa pagina descrive la procedura da seguire.

Coming soon

L'inserimento del fondo cassa e l'avvio/chiusura formale del turno sono in fase di sviluppo — consentiranno di registrare il fondo cassa iniziale nell'app e di associare ogni vendita a un turno per totali di fine giornata accurati. Follow it on the roadmap →

Prima della prima chiusura

Decidete una volta sola, poi mantenete la stessa impostazione per tutti i turni:

• Importo del fondo cassa iniziale. Un tipico registratore di cassa al dettaglio inizia la giornata con 100–200 $ in tagli piccoli per i resti. Scegliete un importo e mantenetelo costante: semplifica il calcolo della riconciliazione giornaliera.
• Dove registrare il fondo cassa. WCPOS non tiene traccia di questo dato; sarà necessario un foglietto adesivo, un modulo su blocco appunti o un foglio di calcolo da tenere alla cassa. Qualunque metodo scegliate, il fondo cassa iniziale e il totale atteso nel cassetto devono figurare sullo stesso documento affinché la riconciliazione sia verificabile in seguito.
• Chi conta e chi firma. La prassi migliore prevede due persone (il cassiere conta, il responsabile verifica). I negozi con un solo operatore saltano questo passaggio e il cassiere svolge entrambi i ruoli — annotatelo come vostra procedura.

Apertura della cassa

All'inizio del turno:

1. Prelevate il fondo cassa dalla cassaforte e inseritelo nel cassetto.
2. Annotate l'importo del fondo cassa e l'orario di apertura sul foglio di riconciliazione.
3. Accedete a WCPOS nel negozio corretto (siti multi-negozio) — consultate Configurazione multi-negozio se non siete certi di quale selezionare.

È tutto. WCPOS sta ora registrando le vendite del turno associandole al vostro account utente e al negozio selezionato.

Durante il turno

Alcuni accorgimenti che facilitano la chiusura:

• Utilizzare coupon o sconti per singola voce in modo coerente. Entrambi funzionano per rettifiche occasionali — i coupon compaiono come sconto tracciato nei report, le modifiche di prezzo per singola voce no. Consultare Sconti per un confronto.
• Mettere in sospeso gli ordini anziché abbandonarli. Un ordine "POS - Open" (salvato con Salva sul server) risulta chiaramente visibile in Ordini e Report; un carrello abbandonato non lascia alcuna traccia. Gli ordini in sospeso possono essere ripresi quando il cliente torna.
• Prelevare il contante in eccesso durante il turno se il cassetto si riempie troppo. Registrare ogni prelievo con importo e orario affinché i conti tornino alla chiusura. WCPOS non registra i prelievi; vanno annotati sul foglio di riconciliazione.

La procedura di chiusura

1

Interrompere le vendite

Chiudere la porta d'ingresso (o mettere in pausa la coda) in modo che nessuna nuova transazione arrivi durante il conteggio. Se un cliente si presenta durante la chiusura, completare il conteggio e il report prima di registrare il suo acquisto — aggiungere vendite dopo il periodo del report altera i totali.

2

Contare il cassetto

Portare il cassetto in un ufficio o in un punto tranquillo e contare ogni taglio. Annotare il totale — questo è il contante contato.

Se durante il turno sono stati effettuati prelievi di contante o pagamenti in contanti (rimborsi, pagamenti a fornitori dalla cassa), tenere pronti anche quegli importi.

3

Aprire la schermata Report

Nel POS, accedere a Report. Impostare i filtri in modo che il report copra esattamente il turno:

• Intervallo di date: Oggi (oppure la data specifica in caso di riconciliazione successiva)
• Cassiere: il proprio utente, se più cassieri hanno lavorato alla cassa e si desidera visualizzare solo le proprie vendite
• Negozio: impostato automaticamente sul negozio corrente
• Stato: lasciare il valore predefinito (di norma Completato + In lavorazione)

Il pannello Riepilogo vendite sulla destra si aggiorna al variare dei filtri. Notare il valore Contanti sotto Metodi di pagamento: questo è il totale previsto delle vendite in contanti.

4

Riconciliare i contanti

Eseguire il calcolo:

Totale previsto in cassa = Fondo cassa iniziale + Vendite in contanti − Rimborsi in contanti − Prelievi/uscite di cassa

Confrontare con i contanti conteggiati. I valori devono corrispondere.

• Corrispondenza esatta: tutto in ordine — firmare e datare il foglio, depositare i contanti e la chiusura cassa è completata.
• Discrepanza: consultare la sezione Gestione delle differenze qui sotto prima di firmare.

5

Riconciliare le carte

Verificare ora i pagamenti con carta. Annotare il valore Carta (e gli eventuali importi dei gateway integrati — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) dal Riepilogo vendite.

Sul terminale di pagamento, eseguire un totale batch (il menu esatto varia a seconda del terminale — di solito si trova sotto Report o Fine giornata sul dispositivo). Confrontare:

• Totale batch del terminale rispetto al totale carte WCPOS per lo stesso periodo — dovrebbero corrispondere.
• Se si utilizza un terminale con chiusura batch manuale, chiudere il batch ora, prima di andare via. I gateway integrati come Stripe Terminal effettuano la chiusura automatica. Per la configurazione di Square tramite Pagamento web, vedere Pagamento web.

6

Stampare il report

Nella schermata Report, nel pannello Riepilogo, fare clic su Stampa. In genere viene utilizzato il routing di stampa configurato (vedere Routing di stampa) per inviare il report a una stampante per scontrini o documenti, producendo una copia cartacea.

Il report stampato include le informazioni del negozio, il periodo, i totali per riga, la suddivisione per metodo di pagamento e (se sono stati selezionati ordini nella Tabella ordini) i dettagli per singolo ordine.

7

Deposito contanti e chiusura

• Riporre il fondo cassa per il giorno successivo nel cassetto.
• Il resto del contante va nella busta di deposito in cassaforte insieme al foglio di riconciliazione firmato e al report stampato pinzati insieme.
• Aggiornare eventuali sistemi esterni utilizzati (foglio di calcolo, software di contabilità).
• Chiudere l'app WCPOS e chiudere a chiave.

Gestione delle differenze

Se il contante contato non corrisponde a quello previsto, verificare questi punti nell'ordine indicato prima di chiudere:

1. Ricontare il cassetto. Gli errori capitano. Ricontare, soprattutto le monete.
2. Verificare transazioni in contanti mancanti. Qualcuno ha elaborato una vendita su un dispositivo / scheda del browser diverso senza che risultasse in questo periodo? Ricontrollare l'intervallo di date e il filtro cassiere nel report.
3. Verificare ordini parcheggiati/aperti. Filtrare gli Ordini per stato POS - Open — una vendita registrata ma non pagata apparirà qui. Completarla ora oppure tenere conto della differenza.
4. Rimborsi e prelievi. Confermare che ogni rimborso in contanti e ogni prelievo in contanti della giornata sia registrato sul foglio, con i relativi importi.
5. Coupon e sconti. Verificare che i totali tengano conto di tutti gli sconti applicati — la riga Sconti totali del report mostra gli sconti coupon tracciati; le variazioni di prezzo sulle singole righe riducono direttamente le Vendite nette (vedere Sconti).
6. Resto errato. La causa più comune di differenza. Differenze piccole (inferiori a 5 $) sono solitamente dovute a questo; differenze più grandi richiedono un'indagine.

Registrare la differenza sul foglio indipendentemente dal fatto che se ne trovi la causa. Una serie di piccole differenze documentate è meglio di discrepanze non tracciate.

Scenari con più cassieri o più negozi

Più cassieri hanno lavorato allo stesso registratore oggi

Due opzioni:

• Una chiusura per cassiere (la più accurata): ogni cassiere filtra i Report per il proprio utente prima di chiudere. Ciascuno conta quanto ha incassato e riconcilia la propria parte. Il cassetto può essere fisicamente passato tra i turni; ogni passaggio è una mini-chiusura.
• Una chiusura unica per l'intera giornata: lasciare il filtro Cassiere su Tutti e riconciliare il cassetto una sola volta a fine giornata. Più rapido, ma le discrepanze sono più difficili da attribuire.

Il filtro Cassiere nella schermata Report è lo stesso filtro utilizzato per il dettaglio — non esiste un pannello separato per singolo cassiere.

Un cassiere ha lavorato in più negozi oggi

Disconnettersi da un negozio, accedere all'altro; ogni sessione viene registrata nel negozio corretto tramite il meta ordine _pos_store. Al momento della chiusura, eseguire una riconciliazione per ciascun negozio selezionando il filtro Negozio nella schermata Report.

Se si chiude l'intero sito a fine giornata, eseguire anche una chiusura complessiva con il filtro Negozio impostato su Tutti — utile per un controllo incrociato delle chiusure per singolo negozio.

Ogni negozio ha una persona diversa che effettua la chiusura

Questo è lo schema abituale. Ogni responsabile della chiusura accede al proprio negozio, genera il report filtrato per quel negozio e l'intervallo di date della giornata, e riconcilia il cassetto in quella sede. Il titolare del sito può verificare tutti i report il mattino seguente da WP Admin → WooCommerce → Analytics, che aggrega i dati di tutti i negozi.

Una vendita è stata registrata dopo l'inizio della chiusura

Non includerla in questa chiusura. Le opzioni sono:

• Estendere il periodo del report per includerla (e aggiornare il conteggio del contante per includere la nuova vendita), oppure
• Lasciarla per il report del giorno successivo, annotando il contante della vendita tardiva nel foglio di apertura del giorno dopo come riporto.

Scegliere una procedura e mantenerla costante — alternare tra i due approcci rende la contabilità più difficile da verificare.

Buone pratiche

• Chiudere ogni giorno. Saltare un giorno significa dover tracciare le discrepanze su due giorni, il che è molto più difficile.
• Stampare e archiviare il report anche nei giorni tranquilli — la documentazione cartacea è ciò che protegge in caso di audit o contestazione.
• Non condividere gli account utente. Ogni cassiere con il proprio utente WordPress garantisce che il filtro per cassiere funzioni correttamente nei report individuali.
• Controllo settimanale rispetto a WooCommerce Analitica (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — stessi dati, presentazione diversa. Se i totali divergono, di solito significa che un ordine parcheggiato è stato completato in ritardo o che un rimborso è stato elaborato in WP Admin anziché nel POS.
• Mantenere il fondo cassa costante. Cambiare continuamente il fondo cassa iniziale favorisce errori di calcolo.

Documentazione correlata

• Report — riferimento alla schermata (filtri, colonne, pannello di riepilogo)
• Ordini — ricerca ordini, rimborsi, ordini parcheggiati
• Sconti — come sconti e coupon influenzano i totali del report
• Rimborsi — emissione di rimborsi durante il turno
• Configurazione multi-negozio — riconciliazione per negozio