Conciliación de fin de día
Esta página guía al cajero (o gerente) a través del cierre de fin de día. Para la referencia de la pantalla de Informes — filtros, columnas y contenido del panel de resumen — consulte Informes.
La pantalla de Informes requiere WCPOS Pro. Sin Pro, la conciliación de fin de día debe realizarse desde WP Admin → WooCommerce → Analítica.
WCPOS no cuenta con una función integrada de fondo de caja inicial ni de "abrir caja / cerrar caja": no hay sesión de turno para registrar entrada/salida, no hay conteo de caja dentro de la aplicación y no hay cálculo automático de diferencias. La pantalla de Informes indica lo que la caja debería haber recaudado; el cajero cuenta la caja y compara manualmente. Esta página describe el procedimiento correspondiente.
Antes del primer cierre
Decidir una vez y mantener la consistencia en todos los turnos:
- Monto del fondo inicial. Una caja minorista típica comienza el día con entre $100 y $200 en denominaciones pequeñas para dar cambio. Elegir un monto y mantenerlo constante simplifica la aritmética de la conciliación diaria.
- Dónde registrar el fondo. WCPOS no hace seguimiento de este dato; se necesitará una nota adhesiva, una planilla con sujetapapeles o una hoja de cálculo que permanezca junto a la caja. Cualquiera sea la opción elegida, el fondo inicial y el total esperado del cajón deben estar en el mismo registro para que la conciliación sea auditable posteriormente.
- Quién cuenta y quién firma. La mejor práctica es contar con dos personas (el cajero cuenta, el gerente verifica). Las tiendas con un solo empleado omiten este paso y el cajero realiza ambas funciones — documentar esto como parte de la política interna.
Apertura de la caja
Al inicio del turno:
- Retirar el fondo de la caja fuerte y colocarlo en el cajón.
- Anotar el monto del fondo y la hora de apertura en la hoja de conciliación.
- Iniciar sesión en WCPOS en la tienda correcta (sitios multi-tienda) — consultar Configuración multi-tienda en caso de duda sobre cuál seleccionar.
Eso es todo. WCPOS ahora registra las ventas del turno asociadas a la cuenta de usuario y la tienda seleccionada.
Durante el turno
Algunos aspectos a tener en cuenta para facilitar el cierre:
- Utilice cupones o descuentos por línea de forma consistente. Ambos funcionan para ajustes puntuales — los cupones aparecen como un descuento registrado en los informes, los cambios de precio por línea no. Consulte Descuentos para conocer las ventajas y desventajas.
- Aparque pedidos en lugar de abandonarlos. Un pedido "POS - Abierto" (guardado con Guardar en el servidor) aparece claramente en Pedidos e Informes; un carrito abandonado no deja rastro. Los pedidos aparcados se pueden retomar cuando el cliente regrese.
- Retire el exceso de efectivo durante el turno si la caja se llena demasiado. Registre cada retiro con el monto y la hora para que las cuentas cuadren al cierre. WCPOS no registra los retiros; estos se anotan en la hoja de conciliación.
El procedimiento de cierre
Detener las ventas
Cierre la puerta principal (o pause la cola) para que no se registren nuevas transacciones durante el conteo. Si un cliente llega mientras se realiza el cierre, termine el conteo y el informe antes de atenderlo — agregar ventas después del período del informe descuadra los totales.
Contar la caja
Lleve la caja a una oficina trasera o a un mostrador tranquilo y cuente cada denominación. Anote el total — este es su efectivo contado.
Si se han realizado retiros de efectivo o pagos en efectivo durante el turno (reembolsos, pagos a proveedores desde la caja), tenga esos montos disponibles también.
Abrir la pantalla de Informes
En el POS, vaya a Informes. Configure los filtros para que el informe cubra exactamente su turno:
- Rango de fechas: Hoy (o la fecha específica si la conciliación se realiza con posterioridad)
- Cajero/a: su propio usuario, si varios cajeros atendieron la caja y solo se desean ver las ventas propias
- Tienda: se establece automáticamente en la tienda actual
- Estado: dejar en el valor predeterminado (normalmente Completado + Procesando)
El panel de Resumen de ventas a la derecha se actualiza al cambiar los filtros. Observar la cifra de Efectivo en Métodos de pago: esta es la cifra de ventas en efectivo esperadas.
Conciliar efectivo
Realizar el cálculo:
Total esperado en caja = Fondo de apertura + Ventas en efectivo − Reembolsos en efectivo − Retiros/pagos en efectivo
Comparar con el efectivo contado. Deben coincidir.
- Coincidencia exacta: perfecto — firmar y fechar la hoja, depositar el efectivo, la conciliación de efectivo está completa.
- Discrepancia: consultar Manejo de diferencias más abajo antes de firmar.
Conciliar tarjeta
Ahora verificar los pagos con tarjeta. Observar la cifra de Tarjeta (y cualquier cifra de pasarelas integradas — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) en el Resumen de ventas.
En el terminal de tarjetas, ejecute un total de lote (el menú exacto varía según el terminal — generalmente se encuentra en Informes o Cierre del día en el dispositivo). Compare:
- Total del lote del terminal vs Total de tarjetas de WCPOS para el mismo período — deberían coincidir.
- Si utiliza un terminal de liquidación manual de lotes, liquide el lote ahora, antes de retirarse. Las pasarelas integradas como Stripe Terminal liquidan automáticamente. Para la configuración de Square a través del Pago web, consulte Pago web.
Imprimir el informe
En la pantalla de Informes, en el panel de Resumen, haga clic en Imprimir. Esto generalmente utiliza la configuración de enrutamiento de impresión (consulte Enrutamiento de impresión) para enviar el informe a una impresora de recibos o de documentos y produce un registro en papel.
El informe impreso incluye la información de la tienda, el período, los totales por línea, el desglose por método de pago y (si tiene pedidos seleccionados en la Tabla de pedidos) los detalles por pedido.
Depositar el efectivo y cerrar
- Coloque el fondo de caja para mañana de vuelta en el cajón.
- El resto del efectivo se deposita en la bolsa de seguridad junto con la hoja de conciliación firmada y el informe impreso grapados.
- Actualice cualquier sistema externo que utilice (hoja de cálculo, software de contabilidad).
- Cierre la aplicación WCPOS y asegure el local.
Gestión de diferencias
Si el efectivo contado no coincide con el esperado, se recomienda revisar los siguientes puntos en orden antes de dar por cerrado el turno:
- Volver a contar la caja. Los errores ocurren. Es importante recontar, especialmente las monedas.
- Verificar transacciones en efectivo omitidas. ¿Alguien procesó una venta en otro dispositivo o pestaña del navegador que no se incluyó en este período? Se recomienda revisar nuevamente el rango de fechas y el filtro de cajero en el informe.
- Verificar pedidos abiertos o en espera. Filtrar los pedidos por el estado POS - Open — una venta que se registró pero no se cobró aparecerá aquí. Se puede completar en este momento o aceptar la diferencia.
- Reembolsos y desembolsos. Confirmar que cada reembolso en efectivo y cada desembolso en efectivo del día esté registrado en la hoja, con los montos correspondientes.
- Cupones y descuentos. Confirmar que los totales reflejan los descuentos aplicados — la línea Total de descuentos del informe muestra los descuentos de cupones registrados; los cambios de precio directos en las líneas de artículo reducen las Ventas netas directamente (consultar Descuentos).
- Cambio incorrecto entregado. Esta es la fuente de diferencias más común. Las diferencias pequeñas (menores a $5) suelen originarse aquí; las diferencias grandes requieren investigación.
Es importante registrar la diferencia en la hoja, se encuentre o no la causa. Un historial de pequeñas diferencias documentadas es mejor que discrepancias sin seguimiento.
Escenarios con múltiples cajeros o múltiples tiendas
Varios cajeros trabajaron en la misma caja hoy
Dos opciones:
- Un cierre por cajero (más preciso): cada cajero filtra los informes por su propio usuario antes de cerrar. Cada uno cuenta lo que recaudó y concilia su propia porción. La caja puede entregarse físicamente entre turnos; cada entrega funciona como un mini-cierre.
- Un cierre para todo el día: se deja el filtro de Cajero en Todos y se cuadra la caja una sola vez al final del día. Es más rápido, pero las diferencias son más difíciles de atribuir.
El filtro de Cajero en la pantalla de Informes es el mismo filtro que genera el desglose; no existe un panel separado por cajero.
Un cajero trabajó en varias tiendas hoy
Se cierra sesión en una tienda y se inicia sesión en la otra; cada sesión se registra en la tienda correspondiente a través del meta de pedido _pos_store. Al cerrar, se realiza un cuadre por tienda cambiando el filtro de Tienda en la pantalla de Informes.
Si se está cerrando todo el sitio al final del día, también conviene realizar un cierre general con el filtro de Tienda en Todos, lo cual es útil para verificar los cierres por tienda.
Cada tienda tiene una persona diferente cerrando
Ese es el patrón habitual. La persona encargada del cierre en cada tienda inicia sesión en su tienda, ejecuta el informe filtrado por esa tienda y el rango de fechas del día, y cuadra la caja de esa ubicación. El propietario del sitio puede revisar todos los cierres a la mañana siguiente desde WP Admin → WooCommerce → Analíticas, que agrega los datos de todas las tiendas.
Se procesó una venta después de iniciar el cierre
No se debe incluir en este cierre. Las opciones son:
- Ampliar el período del informe para incluirla (y ajustar el efectivo contado para incluir la nueva venta), o
- Dejarla para el informe del día siguiente, registrando el efectivo de la venta tardía en la hoja de apertura del día siguiente como saldo de arrastre.
Es importante elegir un criterio y mantenerlo de forma consistente: alternar entre enfoques dificulta la auditoría de los registros.
Buenas prácticas
- Cerrar todos los días. Omitir un día implica rastrear la variación de dos días, lo cual es mucho más difícil.
- Imprimir y archivar el informe incluso en días tranquilos: el registro en papel es lo que protege ante una auditoría o una disputa.
- No compartir cuentas de usuario. Que cada cajero tenga su propio usuario de WordPress garantiza que el filtro por cajero funcione correctamente en los informes individuales.
- Verificar semanalmente con WooCommerce Analytics (
WP Admin → WooCommerce → Analytics): los mismos datos con una presentación diferente. Si los totales divergen, generalmente significa que un pedido estacionado se completó tarde o que un reembolso se procesó desde WP Admin en lugar del POS. - Mantener el fondo fijo consistente. Cambiar constantemente el fondo de apertura invita a errores aritméticos.
Documentación relacionada
- Informes — referencia de la pantalla (filtros, columnas, panel de resumen)
- Pedidos — consulta de pedidos, reembolsos, pedidos estacionados
- Descuentos — cómo los descuentos y cupones afectan los totales del informe
- Reembolsos — emisión de reembolsos durante el turno
- Configuración multitienda — conciliación por tienda