Conciliación de fin de día

Esta página guía al cajero (o gerente) a través del cierre de fin de día. Para la referencia de la pantalla de Informes — filtros, columnas y contenido del panel de resumen — consulte Informes.

Función Pro

La pantalla de Informes requiere WCPOS Pro. Sin Pro, la conciliación de fin de día debe realizarse desde WP Admin → WooCommerce → Analíticas.

Conteo manual de efectivo

WCPOS no cuenta con una función integrada de fondo de caja inicial ni de "abrir caja / cerrar caja": no hay sesiones de turno para fichar entrada/salida, no hay conteo de caja dentro de la aplicación y no hay cálculo automático de diferencias. La pantalla de Informes indica lo que la caja debería haber recaudado; el cajero cuenta la caja y compara manualmente. Esta página describe el procedimiento correspondiente.

Antes del primer cierre

Se decide una vez y se mantiene en todos los turnos:

• Monto del fondo de caja inicial. Una caja minorista típica comienza el día con entre $100 y $200 en denominaciones pequeñas para dar cambio. Es recomendable elegir una cifra y mantenerla constante, ya que esto simplifica la aritmética de la conciliación diaria.
• Dónde registrar el fondo de caja. WCPOS no realiza este seguimiento; se necesita una nota adhesiva, una hoja en un portapapeles o una hoja de cálculo que permanezca junto a la caja. Cualquiera que sea la opción elegida, tanto el fondo de caja inicial como el total esperado del cajón deben figurar en el mismo registro para que la conciliación sea auditable posteriormente.
• Quién cuenta y quién firma. La mejor práctica es contar con dos personas (el cajero cuenta y el gerente verifica). En tiendas con un solo empleado se omite este paso y el cajero realiza ambas funciones; conviene registrar esto como parte de la política interna.

Apertura de la caja

Al inicio del turno:

1. Retirar el fondo de caja de la caja fuerte y colocarlo en el cajón.
2. Anotar el monto del fondo de caja y la hora de apertura en la hoja de conciliación.
3. Iniciar sesión en WCPOS en la tienda correcta (en sitios con múltiples tiendas); consultar Configuración multitienda en caso de duda sobre cuál seleccionar.

Eso es todo. WCPOS ahora registra las ventas del turno asociadas a la cuenta de usuario y la tienda seleccionada.

Durante el turno

Algunos aspectos a tener en cuenta para facilitar el cierre:

• Utilizar cupones o descuentos por línea de forma consistente. Ambos sirven para ajustes puntuales: los cupones aparecen como un descuento registrado en los informes, mientras que los cambios de precio por línea no. Consultar Descuentos para conocer las diferencias.
• Aparcar los pedidos en lugar de abandonarlos. Un pedido "POS - Open" (guardado con Guardar en el servidor) aparece claramente en Pedidos e Informes; un carrito abandonado no deja rastro. Los pedidos aparcados pueden retomarse más tarde cuando el cliente regrese.
• Retirar el exceso de efectivo a mitad de turno si la caja se llena demasiado. Registrar cada retiro con el monto y la hora para que las cuentas cuadren al cierre. WCPOS no registra los retiros; estos se anotan en la hoja de conciliación.

El procedimiento de cierre

1

Dejar de registrar ventas

Cerrar la puerta principal (o pausar la cola) para que no se registren nuevas transacciones durante el conteo. Si un cliente llega durante el cierre, es necesario completar el conteo y el informe antes de atenderlo — agregar ventas después del período del informe altera los totales.

2

Contar la caja

Llevar la caja a una oficina trasera o un mostrador tranquilo y contar cada denominación. Anotar el total — este es el efectivo contado.

Si se han realizado retiros de efectivo o pagos en efectivo durante el turno (devoluciones, pagos a proveedores con fondos de la caja), es necesario tener esos montos preparados también.

3

Abrir la pantalla de Informes

En el POS, ir a Informes. Configurar los filtros para que el informe cubra el turno con exactitud:

• Rango de fechas: Hoy (o la fecha específica si la conciliación se realiza con posterioridad)
• Cajero/a: el propio usuario, si varios cajeros trabajaron en la caja y solo se desean las ventas propias
• Tienda: se establece automáticamente en la tienda actual
• Estado: dejar en el valor predeterminado (normalmente Completado + Procesando)

El panel de Resumen de ventas a la derecha se actualiza a medida que se modifican los filtros. Observe la cifra de Efectivo en Métodos de pago: este es el total esperado de ventas en efectivo.

4

Conciliar efectivo

Realizar el cálculo:

Total esperado en caja = Fondo inicial + Ventas en efectivo − Devoluciones en efectivo − Retiros/pagos de efectivo

Comparar con el efectivo contado. Ambos valores deben coincidir.

• Coincidencia exacta: perfecto — firmar y fechar la hoja, depositar el efectivo; la conciliación de efectivo está completa.
• Discrepancia: consultar Manejo de diferencias a continuación antes de firmar.

5

Conciliar tarjeta

A continuación, verificar los pagos con tarjeta. Observar la cifra de Tarjeta (y las cifras de cualquier pasarela integrada — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) en el Resumen de ventas.

En el terminal de tarjetas, ejecutar un total de lote (el menú exacto varía según el terminal — generalmente se encuentra en Informes o Cierre del día en el dispositivo). Comparar:

• Total del lote del terminal vs total de tarjeta de WCPOS para el mismo período — deben coincidir.
• Si se utiliza un terminal con liquidación manual de lotes, liquidar el lote ahora, antes de salir. Las pasarelas integradas como Stripe Terminal liquidan automáticamente. Para la configuración de Square a través de Pago en línea, consultar Pago en línea.

6

Imprimir el informe

En el panel de Resumen de la pantalla de Informes, hacer clic en Imprimir. Normalmente se utiliza el enrutamiento de impresión configurado (consultar Enrutamiento de impresión) para enviar el informe a una impresora de recibos o de documentos, generando un registro en papel.

El informe impreso incluye la información de la tienda, el período, los totales por línea, el desglose por método de pago y (si hay pedidos seleccionados en la Tabla de pedidos) los detalles por pedido.

7

Depositar el efectivo y cerrar turno

• Colocar el fondo de apertura para mañana de vuelta en la caja.
• El resto del efectivo se deposita en la bolsa de seguridad junto con la hoja de conciliación firmada y el informe impreso grapados.
• Actualizar cualquier sistema externo utilizado (hoja de cálculo, software de contabilidad).
• Cerrar la aplicación WCPOS y asegurar el local.

Gestión de diferencias

Si el efectivo contado no coincide con el esperado, revisar los siguientes puntos en orden antes de cerrar turno:

1. Recontar el cajón. Los errores ocurren. Es recomendable recontar, especialmente las monedas.
2. Verificar si hay transacciones en efectivo no registradas. ¿Alguien procesó una venta en otro dispositivo o pestaña del navegador que no se incluyó en este período? Es necesario revisar nuevamente el rango de fechas y el filtro de cajero en el informe.
3. Verificar pedidos retenidos o abiertos. Filtrar los pedidos por el estado POS - Abierto: una venta que se registró pero no se pagó aparecerá aquí. Se puede completar en ese momento o esperar la diferencia.
4. Reembolsos y desembolsos. Es necesario confirmar que cada reembolso en efectivo y cada desembolso en efectivo del día esté registrado en la hoja, con los montos correspondientes.
5. Cupones y descuentos. Es necesario confirmar que los totales incluyen los descuentos aplicados. La línea Descuentos totales del informe muestra los descuentos de cupones registrados; las modificaciones de precio por línea de artículo reducen las Ventas netas directamente (consultar Descuentos).
6. Cambio incorrecto entregado. Es la fuente más común de diferencias. Las diferencias pequeñas (menores a $5) suelen originarse aquí; las diferencias grandes requieren investigación.

Es importante registrar la diferencia en la hoja, independientemente de si se encuentra la causa o no. Un historial de diferencias pequeñas documentadas es mejor que discrepancias sin seguimiento.

Escenarios con múltiples cajeros o múltiples tiendas

Varios cajeros trabajaron hoy en la misma caja

Dos opciones:

• Un cierre por cajero (más preciso): cada cajero filtra los informes por su propio usuario antes de cerrar. Cada uno cuenta lo que recaudó y concilia su propia parte. El cajón puede entregarse físicamente entre turnos; cada entrega funciona como un mini-cierre.
• Un cierre para todo el día: se deja el filtro de cajero en Todos y se concilia el cajón una vez al final del día. Es más rápido, pero las diferencias son más difíciles de atribuir.

El filtro de cajero en la pantalla de informes es el mismo filtro que genera el desglose; no existe un panel separado por cajero.

Un cajero trabajó hoy en varias tiendas

Cierre sesión en una tienda e inicie sesión en la otra; cada sesión se registra contra la tienda correcta a través del meta de pedido _pos_store. Al cierre, realice una conciliación por tienda cambiando el filtro de Tienda en la pantalla de Informes.

Si se cierra todo el sitio al final del día, también es conveniente realizar un cierre general con el filtro de Tienda configurado en Todas — útil para verificar de forma cruzada los cierres por tienda.

Cada tienda tiene una persona diferente que realiza el cierre

Ese es el patrón habitual. Cada encargado de cierre de tienda inicia sesión en su tienda, ejecuta el informe filtrado por esa tienda y el rango de fechas del día, y concilia la caja en esa ubicación. El propietario del sitio puede revisar todos los cierres a la mañana siguiente desde WP Admin → WooCommerce → Analytics, que agrega los datos de todas las tiendas.

Se registró una venta después de que comencé el cierre

No lo incluya en este cierre. Puede:

• Adelantar el período del informe para incluirlo (y ajustar el efectivo contado para incluir la nueva venta), o
• Dejarlo para el informe del día siguiente, registrando el efectivo de la venta tardía en la hoja de apertura del día siguiente como saldo remanente.

Elija una política y manténgala — alternar entre enfoques dificulta la auditoría de los libros.

Mejores prácticas

• Cierre todos los días. Omitir un día implica rastrear las diferencias a lo largo de dos días, lo cual es mucho más difícil.
• Imprima y archive el informe incluso en días tranquilos — el registro en papel es lo que protege en una auditoría o una disputa.
• No comparta cuentas de usuario. Que cada cajero tenga su propio usuario de WordPress permite que el filtro de cajero funcione correctamente para los informes por persona.
• Realice una verificación cruzada semanal con WooCommerce Analytics (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — los mismos datos, con una presentación diferente. Si los totales divergen, generalmente significa que un pedido en espera se completó tarde o que un reembolso se procesó en WP Admin en lugar del POS.
• Mantener el fondo de caja consistente. Cambiar constantemente el fondo de apertura favorece errores aritméticos.

Documentación relacionada

• Informes — referencia de la pantalla (filtros, columnas, panel de resumen)
• Pedidos — consulta de pedidos, reembolsos, pedidos en espera
• Descuentos — cómo los descuentos y cupones afectan los totales del informe
• Reembolsos — emisión de reembolsos durante el turno
• Configuración multitienda — conciliación por tienda