Tagesabschluss-Abstimmung

Diese Seite führt Kassierer (oder Filialleiter) durch den Tagesabschluss. Informationen zum Berichtsbildschirm selbst — Filter, Spalten und Inhalt des Zusammenfassungsbereichs — finden Sie unter Berichte.

Pro-Funktion

Der Berichtsbildschirm erfordert WCPOS Pro. Ohne Pro muss der Tagesabschluss über WP Admin → WooCommerce → Statistiken durchgeführt werden.

Manuelle Bargeldzählung

WCPOS verfügt nicht über eine integrierte Anfangsbestand- oder „Kasse öffnen / Kasse schließen“-Funktion — es gibt keine Schichtsitzung zum Ein-/Ausstempeln, keine In-App-Kassenzählung und keine automatische Differenzberechnung. Der Berichtsbildschirm zeigt, was die Kasse eingenommen haben sollte; der Kassierer zählt die Kassenschublade und vergleicht manuell. Diese Seite beschreibt das zugehörige Verfahren.

Coming soon

Erfassung des Anfangsbestands und formeller Schichtbeginn/-abschluss sind geplant — diese Funktionen werden den Anfangsbestand in der App erfassen und jeden Verkauf einer Schicht zuordnen, um genaue Tagesabschlusssummen zu ermöglichen. Follow it on the roadmap →

Vor dem ersten Tagesabschluss

Einmal festlegen, dann schichtübergreifend beibehalten:

• Wechselgeld-Startbetrag. Eine typische Einzelhandelskasse beginnt den Tag mit 100–200 € in kleinen Stückelungen als Wechselgeld. Einen Betrag festlegen und konsistent beibehalten — das vereinfacht die tägliche Kassenabstimmung erheblich.
• Wo das Wechselgeld dokumentiert wird. WCPOS erfasst dies nicht; ein Klebezettel, ein Klemmbrett-Formular oder eine Tabelle an der Kasse ist erforderlich. Unabhängig vom gewählten Format gehören der Startbetrag und der erwartete Kassenbestand auf dasselbe Dokument, damit die Abstimmung später nachvollziehbar ist.
• Wer zählt und wer gegenzeichnet. Zwei Personen gelten als Best Practice (Kassierer/in zählt, Filialleitung prüft). In Einpersonenbetrieben übernimmt die Kassenkraft beides — dies sollte als Richtlinie dokumentiert werden.

Kasse öffnen

Zu Beginn der Schicht:

1. Das Wechselgeld aus dem Tresor nehmen und in die Kassenschublade legen.
2. Den Wechselgeldbetrag und die Öffnungszeit auf dem Abstimmungsformular notieren.
3. In WCPOS an der richtigen Filiale anmelden (bei Multi-Filial-Seiten) — siehe Multi-Filial-Einrichtung bei Unsicherheit, welche Filiale zu wählen ist.

Das war's. WCPOS protokolliert ab jetzt die Verkäufe der Schicht unter dem jeweiligen Benutzerkonto und der ausgewählten Filiale.

Während der Schicht

Einige Punkte, die den Kassenschluss erleichtern:

• Gutscheine oder Positionsrabatte einheitlich verwenden. Beide eignen sich für Ad-hoc-Anpassungen — Gutscheine erscheinen als nachverfolgter Rabatt in Berichten, Preisänderungen an einzelnen Positionen nicht. Siehe Rabatte für die jeweiligen Vor- und Nachteile.
• Bestellungen parken statt verwerfen. Eine „POS - Offen"-Bestellung (gespeichert mit An Server senden) erscheint deutlich in Bestellungen und Berichten; ein abgebrochener Warenkorb hinterlässt keine Spur. Geparkte Bestellungen können später fortgesetzt werden, wenn der Kunde zurückkehrt.
• Überschüssiges Bargeld während der Schicht abschöpfen, wenn die Kassenschublade zu voll wird. Jede Abschöpfung mit Betrag und Uhrzeit dokumentieren, damit die Abrechnung am Schichtende aufgeht. WCPOS protokolliert keine Abschöpfungen; diese werden auf dem Kassenabrechnungsbogen erfasst.

Der Abschlussvorgang

1

Verkauf beenden

Schließen Sie die Eingangstür ab (oder pausieren Sie die Warteschlange), damit keine neuen Transaktionen während der Zählung eingehen. Wenn ein Kunde eintrifft, während Sie abschließen, beenden Sie die Zählung und den Bericht, bevor Sie ihn bedienen — Verkäufe nach dem Berichtszeitraum hinzuzufügen verfälscht die Summen.

2

Kassenschublade zählen

Nehmen Sie die Kassenschublade in ein Büro oder an einen ruhigen Platz und zählen Sie jeden Schein und jede Münze. Notieren Sie den Gesamtbetrag — dies ist Ihr gezählter Bargeldbetrag.

Falls während der Schicht Bargeldentnahmen oder Barauszahlungen vorgenommen wurden (Rückerstattungen, Lieferantenzahlungen aus der Kasse), sollten diese Beträge ebenfalls bereitliegen.

3

Den Berichte-Bildschirm öffnen

Öffnen Sie im POS den Bereich Berichte. Setzen Sie die Filter so, dass der Bericht genau Ihre Schicht abdeckt:

• Datumsbereich: Heute (oder das entsprechende Datum, wenn der Abgleich nachträglich erfolgt)
• Kassierer/in: der eigene Benutzer – wenn mehrere Kassierer/innen an der Kasse gearbeitet haben und nur die eigenen Umsätze angezeigt werden sollen
• Filiale: wird automatisch auf die aktuelle Filiale gesetzt
• Status: auf der Standardeinstellung belassen (in der Regel Abgeschlossen + In Bearbeitung)

Die Umsatzübersicht auf der rechten Seite wird bei Filteränderungen automatisch aktualisiert. Beachten Sie den Wert Bargeld unter Zahlungsmethoden — dies ist der erwartete Bargeldumsatz.

4

Bargeldabstimmung

Die Berechnung durchführen:

Erwarteter Kassenbestand = Wechselgeld-Einlage + Bargeldumsätze − Barerstattungen − Barentnahmen/Auszahlungen

Mit dem gezählten Bargeld vergleichen. Die Beträge sollten übereinstimmen.

• Exakte Übereinstimmung: alles in Ordnung — das Protokoll unterschreiben und datieren, das Bargeld einzahlen, die Bargeldabstimmung ist abgeschlossen.
• Abweichung: vor dem Unterschreiben den Abschnitt Abweichungsbehandlung weiter unten lesen.

5

Kartenabstimmung

Nun die Kartenzahlungen prüfen. Notieren Sie den Wert Karte (sowie alle integrierten Gateway-Beträge — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) aus der Umsatzübersicht.

Führen Sie auf Ihrem Kartenterminal eine Tagessumme aus (das genaue Menü variiert je nach Terminal — meist unter Berichte oder Tagesabschluss auf dem Gerät). Vergleichen Sie:

• Tagessumme des Terminals vs. WCPOS-Kartensumme für denselben Zeitraum — diese sollten übereinstimmen.
• Wenn Sie ein Terminal mit manueller Batchabrechnung verwenden, rechnen Sie den Batch jetzt ab, bevor Sie nach Hause gehen. Integrierte Gateways wie Stripe Terminal rechnen automatisch ab. Zur Square-Konfiguration über den Web-Checkout siehe Web-Checkout.

6

Bericht drucken

Klicken Sie im Zusammenfassungsbereich des Berichtsbildschirms auf Drucken. Dabei wird in der Regel die konfigurierte Druckweiterleitung verwendet (siehe Druckweiterleitung), um den Bericht an einen Bon- oder Dokumentendrucker zu senden und einen Papierbeleg zu erstellen.

Der gedruckte Bericht enthält die Filialinformationen, den Zeitraum, die Summen pro Position, die Aufschlüsselung nach Zahlungsmethode und (wenn Bestellungen in der Bestelltabelle ausgewählt sind) Details pro Bestellung.

7

Bargeld einzahlen und abschließen

• Legen Sie das Wechselgeld für morgen zurück in die Kassenschublade.
• Das restliche Bargeld kommt in den Tresoreinwurfbeutel zusammen mit dem unterschriebenen Abstimmbogen und dem angehefteten gedruckten Bericht.
• Aktualisieren Sie alle externen Systeme, die Sie verwenden (Tabellenkalkulation, Buchhaltungssoftware).
• Schließen Sie die WCPOS-App und sperren Sie ab.

Umgang mit Differenzen

Falls das gezählte Bargeld nicht mit dem erwarteten Betrag übereinstimmt, arbeiten Sie diese Punkte der Reihe nach ab, bevor Sie abzeichnen:

1. Kassenlade nachzählen. Fehler passieren. Erneut zählen, insbesondere die Münzen.
2. Auf fehlende Bartransaktionen prüfen. Hat jemand einen Verkauf auf einem anderen Gerät / Browser-Tab abgewickelt, der nicht in diesen Zeitraum eingeflossen ist? Überprüfen Sie den Datumsbereich und den Kassierer-Filter im Bericht.
3. Auf geparkte/offene Bestellungen prüfen. Filtern Sie die Bestellungen nach dem Status POS - Offen — ein Verkauf, der erfasst aber nicht bezahlt wurde, erscheint hier. Entweder jetzt abschließen oder die Differenz einkalkulieren.
4. Rückerstattungen und Auszahlungen. Bestätigen Sie, dass jede Bargeldrückerstattung und jede Barauszahlung des heutigen Tages mit Beträgen auf dem Abrechnungsbogen vermerkt ist.
5. Gutscheine und Rabatte. Bestätigen Sie, dass die Summen alle angewendeten Rabatte berücksichtigen — die Zeile Gesamtrabatte im Bericht zeigt erfasste Gutscheinrabatte; Preisüberschreibungen auf Positionsebene reduzieren den Nettoumsatz direkt (siehe Rabatte).
6. Falsches Wechselgeld herausgegeben. Die häufigste Ursache für Differenzen. Kleine Abweichungen (unter 5 $) liegen meist hier; große Differenzen erfordern eine Untersuchung.

Halten Sie die Differenz auf dem Abrechnungsbogen fest, unabhängig davon, ob die Ursache gefunden wurde oder nicht. Eine Reihe kleiner dokumentierter Differenzen ist besser als nicht nachverfolgte Abweichungen.

Szenarien mit mehreren Kassierern oder mehreren Filialen

Mehrere Kassierer haben heute dieselbe Kasse bedient

Zwei Möglichkeiten:

• Ein Abschluss pro Kassierer (am genauesten): Jeder Kassierer filtert die Berichte nach seinem eigenen Benutzer, bevor er abschließt. Jeder zählt seine Einnahmen und gleicht seinen eigenen Anteil ab. Die Kassenlade kann zwischen den Schichten physisch übergeben werden; jede Übergabe ist ein Mini-Abschluss.
• Ein Abschluss für den ganzen Tag: Den Kassierer-Filter auf Alle belassen und die Kassenschublade einmal am Ende des Tages abstimmen. Schneller, aber Abweichungen sind schwerer zuzuordnen.

Der Kassierer-Filter auf der Berichtsseite ist derselbe Filter, der die Aufschlüsselung steuert — es gibt kein separates Panel pro Kassierer.

Ein Kassierer hat heute in mehreren Filialen gearbeitet

Von einer Filiale abmelden, in der anderen anmelden; jede Sitzung wird über das Bestellmeta-Feld _pos_store der richtigen Filiale zugeordnet. Beim Abschluss eine Abstimmung pro Filiale durchführen, indem der Filter Filiale auf der Berichtsseite umgeschaltet wird.

Wenn am Ende des Tages der gesamte Standort abgeschlossen wird, empfiehlt sich zusätzlich ein Gesamtabschluss mit dem Filial-Filter auf Alle — nützlich zur Gegenprüfung der einzelnen Filialabschlüsse.

Jede Filiale hat eine andere Person für den Abschluss

Das ist das übliche Vorgehen. Die für den Abschluss verantwortliche Person meldet sich in ihrer Filiale an, ruft den Bericht gefiltert nach dieser Filiale und dem Tageszeitraum auf und stimmt die Kassenschublade an diesem Standort ab. Der Inhaber kann am nächsten Morgen alle Abschlüsse über WP Admin → WooCommerce → Analytics einsehen, wo die Daten filialübergreifend zusammengefasst werden.

Ein Verkauf wurde nach Beginn des Abschlusses verbucht

Diesen Verkauf nicht in den aktuellen Abschluss einbeziehen. Zwei Möglichkeiten:

• Den Berichtszeitraum verlängern, um den Verkauf einzuschließen (und das gezählte Bargeld entsprechend um den neuen Verkauf anpassen), oder
• Den Verkauf auf den Bericht des nächsten Tages verschieben und das Bargeld aus dem verspäteten Verkauf auf dem Eröffnungsblatt des nächsten Tages als Übertrag vermerken.

Eine Vorgehensweise festlegen und konsequent einhalten — ein Wechsel zwischen den Ansätzen erschwert die Buchprüfung.

Bewährte Vorgehensweisen

• Jeden Tag abschließen. Wird ein Tag übersprungen, muss die Abweichung über zwei Tage hinweg nachverfolgt werden — das ist deutlich schwieriger.
• Den Bericht ausdrucken und ablegen — auch an ruhigen Tagen. Die lückenlose Dokumentation schützt bei einer Prüfung oder einem Streitfall.
• Keine Benutzerkonten teilen. Wenn jeder Kassierer ein eigenes WordPress-Benutzerkonto verwendet, funktioniert der Kassierer-Filter zuverlässig für personenbezogene Berichte.
• Wöchentlich mit WooCommerce Analytics abgleichen (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — dieselben Daten, andere Darstellung. Weichen die Summen ab, liegt es meist daran, dass eine zurückgestellte Bestellung verspätet abgeschlossen oder eine Rückerstattung im WP Admin statt im POS verarbeitet wurde.
• Das Wechselgeld konstant halten. Häufige Änderungen des Anfangsbestands begünstigen Rechenfehler.

Weiterführende Dokumentation

• Berichte — die Bildschirmreferenz (Filter, Spalten, Zusammenfassungsbereich)
• Bestellungen — Bestellsuche, Rückerstattungen, zurückgestellte Bestellungen
• Rabatte — wie Rabatte und Gutscheine die Berichtssummen beeinflussen
• Rückerstattungen — Rückerstattungen während der Schicht ausstellen
• Multi-Filial-Einrichtung — Kassenabschluss pro Filiale