Tagesabschluss-Abstimmung

Diese Seite führt Kassierer (oder Filialleiter) durch den Tagesabschluss. Informationen zum Berichte-Bildschirm selbst — Filter, Spalten und Inhalt des Zusammenfassungsbereichs — finden Sie unter Berichte.

Pro-Funktion

Der Berichte-Bildschirm erfordert WCPOS Pro. Ohne Pro muss die Tagesabschluss-Abstimmung über WP Admin → WooCommerce → Analytics erfolgen.

Manuelle Kassenzählung

WCPOS verfügt über keine integrierte Wechselgeldvorlagen- oder „Kasse öffnen / Kasse schließen“-Funktion — es gibt keine Schichtsitzung zum Ein- und Ausstempeln, keine In-App-Kassenzählung und keine automatische Differenzberechnung. Der Berichte-Bildschirm zeigt, was die Kasse eingenommen haben sollte; das Kassenpersonal zählt die Kassenschublade und vergleicht manuell. Diese Seite beschreibt das Vorgehen dafür.

Vor dem ersten Tagesabschluss

Einmal festlegen und dann schichtübergreifend beibehalten:

• Wechselgeld-Startbetrag. Eine typische Einzelhandelskasse beginnt den Tag mit 100–200 € in kleinen Stückelungen als Wechselgeld. Legen Sie einen Betrag fest und halten Sie ihn konstant — das vereinfacht die tägliche Kassenabstimmung.
• Wo das Wechselgeld dokumentiert wird. WCPOS erfasst dies nicht; es wird ein Notizzettel, ein Formular auf einem Klemmbrett oder eine Tabelle benötigt, die an der Kasse verbleibt. Unabhängig von der Methode sollten der Startbetrag und der erwartete Kassenbestand auf demselben Dokument stehen, damit die Abstimmung später nachvollziehbar ist.
• Wer zählt und wer gegenzeichnet. Zwei Personen gelten als Best Practice (Kassierer/in zählt, Filialleitung prüft). Bei Einzelbesetzung übernimmt die Kassierkraft beides — dies sollte als Richtlinie dokumentiert werden.

Kasse öffnen

Zu Beginn der Schicht:

1. Das Wechselgeld aus dem Tresor nehmen und in die Kassenschublade legen.
2. Den Wechselgeldbetrag und die Öffnungszeit auf dem Abstimmungsformular notieren.
3. Bei WCPOS in der richtigen Filiale anmelden (bei Multi-Filial-Konfigurationen) — siehe Multi-Filial-Einrichtung, falls unklar ist, welche Filiale ausgewählt werden soll.

Das war's. WCPOS protokolliert die Verkäufe der Schicht nun dem Benutzerkonto und der ausgewählten Filiale zugeordnet.

Während der Schicht

Einige Punkte, die den Kassenschluss erleichtern:

• Gutscheine oder Positionsrabatte einheitlich verwenden. Beide eignen sich für Ad-hoc-Anpassungen — Gutscheine erscheinen als nachverfolgbarer Rabatt in Berichten, Preisänderungen auf Positionsebene hingegen nicht. Siehe Rabatte für die Abwägung.
• Bestellungen parken, statt sie abzubrechen. Eine Bestellung im Status „POS - Offen“ (gespeichert mit Auf Server speichern) erscheint deutlich sichtbar in Bestellungen und Berichten; ein abgebrochener Warenkorb hinterlässt keine Spur. Geparkte Bestellungen lassen sich später fortsetzen, wenn der Kunde zurückkehrt.
• Überschüssiges Bargeld während der Schicht entnehmen, wenn die Kassenlade zu voll wird. Erfassen Sie jede Entnahme mit Betrag + Uhrzeit, damit die Rechnung beim Abschluss aufgeht. WCPOS protokolliert Entnahmen nicht; sie werden auf Ihrem Abstimmungsbogen festgehalten.

Der Abschlussvorgang

1

Keine Verkäufe mehr annehmen

Schließen Sie die Eingangstür ab (oder pausieren Sie die Warteschlange), damit während der Zählung keine neuen Transaktionen anfallen. Kommt während des Abschlusses ein Kunde, schließen Sie Zählung und Bericht ab, bevor Sie ihn abkassieren — Verkäufe nach dem Berichtszeitraum verfälschen die Summen.

2

Kassenlade zählen

Bringen Sie die Kassenlade in ein Hinterzimmer oder an einen ruhigen Tresen und zählen Sie jede Stückelung. Notieren Sie die Summe — das ist Ihr gezähltes Bargeld.

Falls Sie während der Schicht Barentnahmen vorgenommen oder Bargeld ausgezahlt haben (Erstattungen, Lieferantenzahlungen aus der Kasse), halten Sie auch diese Beträge bereit.

3

Berichte-Bildschirm öffnen

Gehen Sie im POS zu Berichte. Stellen Sie die Filter so ein, dass der Bericht genau Ihre Schicht abdeckt:

• Datumsbereich: Heute (oder das konkrete Datum, falls Sie nachträglich abstimmen)
• Kassierer: Ihr eigener Benutzer, falls mehrere Kassierer an der Kasse gearbeitet haben und Sie nur Ihre eigenen Verkäufe sehen möchten
• Filiale: automatisch auf Ihre aktuelle Filiale eingestellt
• Status: auf Standard belassen (in der Regel Abgeschlossen + In Bearbeitung)

Der Bereich Umsatzübersicht auf der rechten Seite aktualisiert sich, während Sie die Filter ändern. Notieren Sie den Wert Bargeld unter Zahlungsmethoden — das sind Ihre erwarteten Barverkäufe.

4

Bargeld abstimmen

Führen Sie die Berechnung durch:

Erwarteter Kassenbestand = Wechselgeld-Startbetrag + Barverkäufe − Barerstattungen − Barentnahmen/Auszahlungen

Vergleichen Sie mit dem gezählten Bargeld. Beide Werte sollten übereinstimmen.

• Exakte Übereinstimmung: großartig — Bogen unterschreiben und datieren, Bargeld einwerfen, das Bargeld ist erledigt.
• Abweichung: siehe Differenzbehandlung unten, bevor Sie unterschreiben.

5

Karte abstimmen

Prüfen Sie nun die Kartenzahlungen. Notieren Sie den Wert Karte (sowie etwaige Werte integrierter Gateways — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) aus der Umsatzübersicht.

Führen Sie auf Ihrem Kartenterminal eine Batch-Summe aus (das genaue Menü variiert je nach Terminal — in der Regel unter Berichte oder Tagesabschluss auf dem Gerät). Vergleichen Sie:

• Terminal-Batch-Summe vs. WCPOS-Kartensumme für denselben Zeitraum — die Beträge sollten übereinstimmen.
• Bei Verwendung eines Terminals mit manueller Batch-Abrechnung sollte der Batch jetzt abgerechnet werden, bevor der Arbeitstag beendet wird. Integrierte Zahlungsgateways wie Stripe Terminal rechnen automatisch ab. Informationen zur Square-Konfiguration über Web-Checkout finden Sie unter Web-Checkout.

6

Bericht drucken

Im Zusammenfassungsbereich des Berichtsbildschirms auf Drucken klicken. Dabei wird in der Regel die konfigurierte Druckweiterleitung verwendet (siehe Druckweiterleitung), um den Bericht an einen Beleg- oder Dokumentendrucker zu senden und einen Papierausdruck zu erstellen.

Der gedruckte Bericht enthält die Filialinformationen, den Zeitraum, die Summen nach Position, die Aufschlüsselung nach Zahlungsart und (sofern Bestellungen in der Bestelltabelle ausgewählt sind) Details zu den einzelnen Bestellungen.

7

Bargeld einwerfen und abmelden

• Das Wechselgeld für den nächsten Tag zurück in die Kassenschublade legen.
• Das restliche Bargeld kommt zusammen mit dem unterschriebenen Abstimmungsbogen und dem angehefteten gedruckten Bericht in den Tresor-Einwurfbeutel.
• Gegebenenfalls verwendete externe Systeme aktualisieren (Tabellenkalkulation, Buchhaltungssoftware).
• Die WCPOS-App schließen und abschließen.

Differenzbehandlung

Wenn das gezählte Bargeld nicht mit dem erwarteten Betrag übereinstimmt, vor der Abmeldung die folgenden Schritte der Reihe nach durchgehen:

1. Kassenlade erneut zählen. Fehler passieren. Nochmals zählen, insbesondere das Münzgeld.
2. Auf fehlende Bartransaktionen prüfen. Hat jemand einen Verkauf auf einem anderen Gerät / in einem anderen Browser-Tab abgewickelt, der nicht in diesen Zeitraum eingegangen ist? Datumsbereich und Kassiererfilter im Bericht nochmals überprüfen.
3. Auf geparkte/offene Bestellungen prüfen. Die Bestellungen nach dem Status POS - Offen filtern — ein Verkauf, der eingegeben, aber nicht bezahlt wurde, wird hier angezeigt. Entweder jetzt abschließen oder die Abweichung einplanen.
4. Rückerstattungen und Auszahlungen. Sicherstellen, dass jede Barrückerstattung und Barauszahlung des Tages auf dem Abrechnungsbogen mit den jeweiligen Beträgen erfasst ist.
5. Gutscheine und Rabatte. Sicherstellen, dass die Summen alle gewährten Rabatte berücksichtigen — die Zeile Rabatte gesamt im Bericht zeigt erfasste Gutscheinrabatte; Preisüberschreibungen auf Positionsebene reduzieren den Nettoumsatz direkt (siehe Rabatte).
6. Falsches Wechselgeld herausgegeben. Die häufigste Ursache für Abweichungen. Kleine Differenzen (unter 5 $) liegen in der Regel hier; größere Differenzen müssen untersucht werden.

Die Abweichung auf dem Abrechnungsbogen festhalten, unabhängig davon, ob die Ursache gefunden wurde oder nicht. Eine Reihe kleiner dokumentierter Abweichungen ist besser als nicht nachvollziehbare Differenzen.

Szenarien mit mehreren Kassierern oder mehreren Filialen

Heute haben mehrere Kassierer an derselben Kasse gearbeitet

Zwei Möglichkeiten:

• Ein Abschluss pro Kassierer (am genauesten): Jeder Kassierer filtert die Berichte vor dem Abschluss nach dem eigenen Benutzer. Jeder zählt die eigenen Einnahmen und gleicht den eigenen Anteil ab. Die Kassenlade kann zwischen Schichten physisch übergeben werden; jede Übergabe ist ein Mini-Abschluss.
• Ein Abschluss für den gesamten Tag: Den Kassiererfilter auf Alle belassen und die Kassenlade einmal am Tagesende abgleichen. Schneller, aber Abweichungen lassen sich schwerer zuordnen.

Der Kassiererfilter auf dem Berichtsbildschirm ist derselbe Filter, der die Aufschlüsselung steuert — es gibt kein separates Panel pro Kassierer.

Ein Kassierer hat heute in mehreren Filialen gearbeitet

Melden Sie sich von einer Filiale ab und in der anderen an; jede Sitzung wird über das Bestell-Meta _pos_store der richtigen Filiale zugeordnet. Führen Sie beim Abschluss pro Filiale eine Abstimmung durch, indem Sie den Filiale-Filter auf dem Berichtsbildschirm umschalten.

Wenn am Ende des Tages der gesamte Standort abgeschlossen wird, empfiehlt sich zusätzlich ein Gesamtabschluss mit dem Filiale-Filter auf Alle — nützlich zur Gegenprüfung der einzelnen Filialabschlüsse.

Jede Filiale hat eine andere Person für den Abschluss

Das ist der übliche Ablauf. Die für den Abschluss zuständige Person meldet sich in ihrer Filiale an, erstellt den Bericht gefiltert nach dieser Filiale und dem Zeitraum des Tages und gleicht die Kasse an diesem Standort ab. Der Inhaber kann alle Berichte am nächsten Morgen über WP Admin → WooCommerce → Analytics einsehen, wo die Daten filialübergreifend zusammengefasst werden.

Nach Beginn des Abschlusses ist noch ein Verkauf durchgegangen

Diesen Verkauf nicht in den aktuellen Abschluss einbeziehen. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Den Berichtszeitraum nach vorne verschieben, um den Verkauf einzuschließen (und das gezählte Bargeld um den neuen Verkauf zu ergänzen), oder
• Den Verkauf für den Bericht des nächsten Tages belassen und das Bargeld aus dem späten Verkauf auf dem Eröffnungsblatt des nächsten Tages als Übertrag vermerken.

Eine Vorgehensweise wählen und konsequent beibehalten — ein Wechsel zwischen den Ansätzen erschwert die Buchprüfung.

Empfohlene Vorgehensweisen

• Täglich abschließen. Ein ausgelassener Tag bedeutet, Abweichungen über zwei Tage hinweg nachzuverfolgen, was deutlich schwieriger ist.
• Den Bericht auch an ruhigen Tagen ausdrucken und ablegen — die Papierdokumentation schützt bei einer Prüfung oder einem Streitfall.
• Keine Benutzerkonten teilen. Wenn jede Kassenkraft ein eigenes WordPress-Benutzerkonto hat, funktioniert der Kassierer-Filter für personenbezogene Berichte zuverlässig.
• Wöchentlich mit WooCommerce Analytics abgleichen (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — dieselben Daten, andere Darstellung. Weichen die Summen voneinander ab, liegt es in der Regel daran, dass eine geparkte Bestellung verspätet abgeschlossen oder eine Rückerstattung im WP Admin statt im POS verarbeitet wurde.
• Den Wechselgeldbestand konsistent halten. Häufiges Ändern des Eröffnungsbestands begünstigt Rechenfehler.

Weiterführende Dokumentation

• Berichte — die Bildschirmreferenz (Filter, Spalten, Zusammenfassungsbereich)
• Bestellungen — Bestellungssuche, Erstattungen, geparkte Bestellungen
• Rabatte — wie Rabatte und Gutscheine die Berichtssummen beeinflussen
• Erstattungen — Erstattungen während der Schicht ausstellen
• Multi-Filial-Einrichtung — Kassenabstimmung pro Filiale