Dagafsluiting

Deze pagina begeleidt een kassamedewerker (of manager) door de dagafsluiting. Voor het Rapportenscherm zelf — filters, kolommen en het samenvattingspaneel — zie Rapporten.

Pro-functie

Het Rapportenscherm vereist WCPOS Pro. Zonder Pro moet de dagafsluiting worden gedaan via WP Admin → WooCommerce → Analyses.

Handmatig contant geld tellen

WCPOS heeft geen ingebouwde wisselgeldfunctie of "kassa openen / kassa sluiten"-optie — er is geen dienstsessie om in/uit te klokken, geen telling in de app en geen automatische afwijkingsberekening. Het Rapportenscherm toont wat de kassa zou moeten hebben ontvangen; de kassamedewerker telt de lade en vergelijkt handmatig. Deze pagina beschrijft de procedure daaromheen.

Coming soon

Invoer van wisselgeld en een formele dienst-start/stop zijn gepland — hiermee wordt het wisselgeld in de app vastgelegd en wordt elke verkoop aan een dienst gekoppeld voor nauwkeurige dagafsluitingstotalen. Follow it on the roadmap →

Vóór de eerste afsluiting

Beslis één keer en houd dit aan over alle diensten:

• Wisselgeldbedrag bij opening. Een standaard kassa in de detailhandel begint de dag met $100–$200 aan kleine coupures als wisselgeld. Kies een bedrag en houd dit consistent aan — dat maakt de dagelijkse kasafstemming rekenkundig eenvoudig.
• Waar u het wisselgeld noteert. WCPOS houdt dit niet bij; u hebt een plakbriefje, een klembordformulier of een spreadsheet nodig dat bij de kassa blijft. Wat u ook kiest, het wisselgeldbedrag bij opening en het verwachte kassalade-totaal horen op hetzelfde formulier zodat de afstemming achteraf controleerbaar is.
• Wie telt en wie tekent. Twee personen is de beste werkwijze (kassamedewerker telt, manager controleert). Winkels met één medewerker slaan dit over en de kassamedewerker doet beide — noteer dit als uw beleid.

De kassa openen

Aan het begin van de dienst:

1. Haal het wisselgeld uit de kluis en leg het in de kassalade.
2. Noteer het wisselgeldbedrag en de openingstijd op uw afstemmingsformulier.
3. Log in bij WCPOS in de juiste winkel (bij sites met meerdere winkels) — zie Multi-winkelinstellingen als u niet zeker weet welke u moet kiezen.

Dat is alles. WCPOS registreert nu de verkopen van de dienst onder uw gebruikersaccount en de geselecteerde winkel.

Tijdens de dienst

Een paar aandachtspunten die het afsluiten eenvoudiger maken:

• Gebruik kortingsbonnen of regelkortingen consequent. Beide werken voor ad-hocaanpassingen — kortingsbonnen verschijnen als een bijgehouden korting in rapporten, prijswijzigingen per regel niet. Zie Kortingen voor de afweging.
• Parkeer bestellingen in plaats van ze te verlaten. Een "POS - Open" bestelling (opgeslagen met Opslaan naar server) verschijnt duidelijk in Bestellingen en Rapporten; een verlaten winkelwagen laat geen spoor achter. Hervat geparkeerde bestellingen later wanneer de klant terugkomt.
• Neem overtollig contant geld tussentijds uit de lade als deze te vol raakt. Noteer elke afdracht met bedrag en tijdstip, zodat de berekening klopt bij afsluiting. WCPOS registreert geen afdrachten; deze staan op uw afstemmingsoverzicht.

De afsluitprocedure

1

Stop met verkopen

Sluit de voordeur af (of pauzeer de wachtrij) zodat er geen nieuwe transacties binnenkomen tijdens het tellen. Als er een klant binnenkomt terwijl u aan het afsluiten bent, maak dan eerst de telling en het rapport af voordat u afrekent — verkopen toevoegen na de rapportperiode verstoort de totalen.

2

Tel de kassalade

Neem de kassalade mee naar een achterkantoor of een rustige toonbank en tel elke coupure. Noteer het totaal — dit is uw geteld contant geld.

Als u tijdens de dienst contante afdrachten hebt gedaan of contant geld hebt uitbetaald (retouren, leveranciersbetalingen uit de kassa), houd die bedragen dan ook bij de hand.

3

Open het scherm Rapporten

Ga in de POS naar Rapporten. Stel de filters zo in dat het rapport precies uw dienst dekt:

• Datumbereik: Vandaag (of de specifieke datum als u achteraf afstemt)
• Kassamedewerker: uw eigen gebruiker, als meerdere kassamedewerkers de kassa hebben bediend en u alleen uw eigen verkopen wilt zien
• Winkel: automatisch ingesteld op uw huidige winkel
• Status: laat op standaard staan (meestal Voltooid + In behandeling)

Het paneel Verkoopoverzicht aan de rechterkant wordt bijgewerkt wanneer u de filters wijzigt. Let op het bedrag bij Contant onder Betaalmethoden — dit is uw verwachte contante verkoop.

4

Contant geld afstemmen

Voer de berekening uit:

Verwacht kassasaldo = Beginbedrag + Contante verkoop − Contante retouren − Kasafdrachten/uitbetalingen

Vergelijk met het getelde contante geld. Deze bedragen moeten overeenkomen.

• Exact gelijk: prima — onderteken en dateer het formulier, draag het contante geld af, u bent klaar met de contante afrekening.
• Verschil: zie Afhandeling van afwijkingen hieronder voordat u ondertekent.

5

Pinbetalingen afstemmen

Controleer nu de pinbetalingen. Noteer het bedrag bij Pin (en eventuele bedragen van geïntegreerde betaalgateways — Stripe Terminal, SumUp, Vipps/MobilePay) uit het Verkoopoverzicht.

Voer op uw betaalterminal een batchtotaal uit (het exacte menu verschilt per terminal — meestal onder Rapporten of Einde dag op het apparaat). Vergelijk:

• Batchtotaal terminal vs WCPOS kaarttotaal voor dezelfde periode — deze moeten overeenkomen.
• Als u een terminal met handmatige batchverwerking gebruikt, verwerk de batch nu, voordat u naar huis gaat. Geïntegreerde gateways zoals Stripe Terminal verwerken automatisch. Zie Webcheckout voor de Square-configuratie via Webcheckout.

6

Het rapport afdrukken

Klik in het overzichtspaneel van het Rapportenscherm op Afdrukken. Dit gebruikt doorgaans uw geconfigureerde afdrukroutering (zie Afdrukroutering) om het rapport naar een bon- of documentprinter te sturen en een papieren exemplaar te produceren.

Het afgedrukte rapport bevat de winkelgegevens, periode, totalen per regel, uitsplitsing per betaalmethode en (als u bestellingen hebt geselecteerd in de Bestellingentabel) details per bestelling.

7

Contanten afdragen en afsluiten

• Leg het wisselgeld voor morgen terug in de kassalade.
• De rest van het contante geld gaat in de kluiszak samen met het ondertekende afstemmingsformulier en het afgedrukte rapport die aan elkaar zijn geniet.
• Werk eventuele externe systemen bij die u gebruikt (spreadsheet, boekhoudsoftware).
• Sluit de WCPOS-app en sluit af.

Afhandeling van verschillen

Als het getelde contante geld niet overeenkomt met het verwachte bedrag, doorloop dan deze stappen voordat u afsluit:

1. Tel de kassalade opnieuw. Fouten komen voor. Tel opnieuw, vooral de munten.
2. Controleer op gemiste contante transacties. Heeft iemand een verkoop verwerkt op een ander apparaat of browsertabblad die niet in deze periode is meegenomen? Controleer het datumbereik en het kassierfilter in het rapport opnieuw.
3. Controleer op geparkeerde/openstaande bestellingen. Filter Bestellingen op de status POS - Open — een verkoop die is aangeslagen maar niet betaald, verschijnt hier. Rond deze nu af of verwacht het verschil.
4. Retouren en uitbetalingen. Controleer of elke contante retour en contante uitbetaling van vandaag op het overzicht staat, inclusief bedragen.
5. Kortingsbonnen en kortingen. Controleer of de totalen rekening houden met eventueel toegepaste kortingen — de regel Totaal kortingen in het rapport toont bijgehouden kortingsbonkortingen; prijsoverschrijvingen op regelitems verlagen de Netto-omzet direct (zie Kortingen).
6. Verkeerd wisselgeld gegeven. De meest voorkomende oorzaak van kasverschillen. Kleine verschillen (onder de € 5) zitten meestal hier; grote verschillen vereisen nader onderzoek.

Noteer het verschil op het overzicht, ongeacht of de oorzaak is gevonden. Een reeks kleine gedocumenteerde kasverschillen is beter dan onbijgehouden afwijkingen.

Scenario's met meerdere kassiers of winkels

Meerdere kassiers hebben vandaag dezelfde kassa bediend

Twee opties:

• Eén afsluiting per kassier (meest nauwkeurig): elke kassier filtert Rapporten op de eigen gebruiker voordat wordt afgesloten. Iedereen telt wat er is ontvangen en stemt het eigen deel af. De kassalade kan fysiek worden overgedragen tussen diensten; elke overdracht is een mini-afsluiting.
• Eén afsluiting voor de hele dag: laat het kassamedewerkerfilter op Alle staan en maak de kassalade één keer op aan het einde van de dag. Sneller, maar afwijkingen zijn moeilijker toe te wijzen.

Het kassamedewerkerfilter op het rapportagescherm is hetzelfde filter dat de uitsplitsing aanstuurt — er is geen apart paneel per kassamedewerker.

Eén kassamedewerker heeft vandaag in meerdere winkels gewerkt

Meld u af bij de ene winkel en meld u aan bij de andere; elke sessie wordt gekoppeld aan de juiste winkel via het _pos_store-ordermeta. Bij het afsluiten maakt u per winkel één kassaopmaak door het Winkel-filter op het rapportagescherm te wisselen.

Als u de hele locatie aan het einde van de dag afsluit, maak dan ook een totaalafsluiting met het winkelfilter op Alle — handig om de afsluitingen per winkel te controleren.

Elke winkel heeft een andere persoon die afsluit

Dat is het normale patroon. Elke winkelafsluitende medewerker meldt zich aan bij de eigen winkel, voert het rapport uit gefilterd op die winkel + het datumbereik van de dag, en maakt de kassalade op van die locatie. De site-eigenaar kan de volgende ochtend alles bekijken via WP Admin → WooCommerce → Analyses, dat de gegevens van alle winkels combineert.

Er is een verkoop doorgegaan nadat ik met de afsluiting was begonnen

Neem deze niet mee in deze afsluiting. U kunt:

• De rapportageperiode opschuiven om de verkoop mee te nemen (en uw getelde contanten aanpassen met het bedrag van de nieuwe verkoop), of
• Het bewaren voor het rapport van morgen en het contante geld van de late verkoop op het openingsformulier van morgen als overdracht noteren.

Kies één aanpak en houd u daaraan — wisselen tussen methoden maakt de boekhouding moeilijker te controleren.

Aanbevolen werkwijzen

• Sluit elke dag af. Een dag overslaan betekent dat u het verschil over twee dagen moet bijhouden, wat veel moeilijker is.
• Druk het rapport af en archiveer het, ook op rustige dagen — de papieren vastlegging is wat u beschermt bij een audit of een geschil.
• Deel geen gebruikersaccounts. Wanneer elke kassamedewerker een eigen WordPress-gebruiker heeft, werkt het kassafilter daadwerkelijk voor rapporten per persoon.
• Controleer wekelijks tegen WooCommerce Analytics (WP Admin → WooCommerce → Analytics) — dezelfde gegevens, een andere presentatie. Als de totalen afwijken, betekent dit meestal dat een geparkeerde bestelling te laat is afgerond of dat een terugbetaling via WP Admin is verwerkt in plaats van via de POS.
• Houd het wisselgeld consistent. Voortdurend het openingsbedrag wijzigen leidt tot rekenfouten.

Gerelateerde documentatie

• Rapporten — de schermreferentie (filters, kolommen, samenvattingspaneel)
• Bestellingen — bestellingen opzoeken, terugbetalingen, geparkeerde bestellingen
• Kortingen — hoe kortingen en coupons de rapporttotalen beïnvloeden
• Terugbetalingen — terugbetalingen verwerken tijdens de dienst
• Multi-winkel instelling — afstemming per winkel